Administration
Der Bereich Administration bündelt erweiterte Verwaltungsfunktionen, die in der Regel nur von Administratoren genutzt werden. Die Seite ist über die Spotlight-Suche (Suchbegriff „Administration") erreichbar.
Dieser Bereich erfordert Administrator-Rechte.
Aufbau
Die Seite ist in vier Registerkarten unterteilt, die über die linke Seitennavigation erreichbar sind.
Datensatzsperren
Zeigt alle aktuell gesperrten Datensätze an. Datensatzsperren verhindern, dass derselbe Datensatz gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet wird.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Art des gesperrten Datensatzes (z.B. Reservierung, Adresse) |
| Data-ID | Interne ID des Datensatzes |
| Bezeichnung | Lesbare Beschreibung (z.B. „Reservierung 440 von Julia Klein") |
| Menü | Technischer Herkunftsbereich der Sperre |
| Benutzer | Benutzername, der die Sperre hält |
| Erstellt | Zeitpunkt der Sperranlage |
Über die Schaltfläche Löschen kann eine Sperre manuell aufgehoben werden – z.B. wenn ein Benutzer den Browser geschlossen hat, ohne den Dialog ordnungsgemäß zu beenden.
Das Löschen einer Sperre während ein Benutzer noch aktiv im Datensatz arbeitet, kann zu Datenverlust führen. Stellen Sie immer sicher, dass der ursprüngliche Bearbeiter seine Arbeit beendet hat.
Templates
Verwaltung aller Druck- und Mailvorlagen (Rechnungen, Reservierungsbestätigungen, Anreise-Erinnerungen, Dankesschreiben).
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Funktion des Templates (z.B. Rechnung, Bestätigung) |
| Titel | Interner Name der Vorlage |
| Sprache | Sprachvariante der Vorlage (nur mit Fremdsprachen-Modul sichtbar). Universal = Fallback für alle Sprachen. |
| Version | Versionsnummer (wird bei erneutem Upload automatisch erhöht) |
| Seite | Papierformat und Ausrichtung |
| Aktualisiert | Datum der letzten Änderung |
| Standard | Kennzeichnung der aktiven Standardvorlage |
Aktionen pro Zeile: Download, Bearbeiten, Als Sprachvariante hinzufügen (nur mit Fremdsprachen-Modul), Löschen.
Über Vorlage hinzufügen können neue Templates angelegt werden. Templates sind HTML-Dateien mit Platzhaltern für dynamische Daten.
Mit aktivem Fremdsprachen-Modul kann pro Doc-Typ und Sprache eine eigene HTML-Vorlage hochgeladen werden. Beim Rendern gilt die Fallback-Kette:
- Exakte Sprachvariante (Doc-Typ + Sprache + Standard)
- Universal-Fallback (Doc-Typ +
Sprache = 0+ Standard) - Irgendein Standard des Doc-Typs
Der PDF-Preview folgt der Sprach-Auswahl automatisch – die passende Sprachvariante wird geladen. Sobald der User im Preview explizit ein Template im Dropdown wählt, bleibt diese Auswahl bis zum Schließen bestehen (auch wenn die Sprache nochmal geändert wird). Neue Sprachvarianten legt man am schnellsten über die Kontextmenü-Aktion Als Sprachvariante hinzufügen einer bestehenden Vorlage an – Typ und Bezeichnung werden dabei vorbelegt.
Nummernkreise
Konfiguration der automatischen Nummernvergabe für Dokumente (Rechnungen, Belege etc.).
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Dokumenttyp (z.B. Rechnung, Zahlungsbeleg) |
| Serie | Bezeichnung der Nummernserie |
| Prefix | Festes Präfix vor der Nummer |
| Muster | Datumsmuster (z.B. {yyyy}, {MM}) |
| Mindeststellen | Mindestbreite der Nummer (mit führenden Nullen aufgefüllt) |
| Nächste | Nächste zu vergebende Nummer |
| Zurücksetzen | Zurücksetzungsregel (nie, jährlich, monatlich) |
| Beispiel | Vorschau der nächsten generierten Nummer |
Aktionen: Test (Testnummer erzeugen), Bearbeiten, Löschen.
Im Bearbeiten-Dialog aktualisiert sich das Feld Live-Beispiel bei Änderungen an Prefix, Muster, Mindeststellen und nächster Nummer sofort.
E-Mail-Einstellungen
Konfiguration des E-Mail-Versands für systemgenerierte Mails (Bestätigungen, Erinnerungen etc.).
Standard-Methode
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| SMTP | Direkter Mailversand über einen SMTP-Server (Backend) |
| Microsoft 365 Graph | Versand über die Microsoft Graph API (Backend, App-Registration erforderlich) |
| MAPI / Outlook | Versand über Outlook auf dem lokalen PC via IO-Bridge (nur Windows) |
SMTP-Konfiguration
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SMTP-Server | Hostname des Mailservers (z.B. mail.provider.de) |
| Port | Portnummer (587 für STARTTLS, 465 für SSL) |
| Verschlüsselung | STARTTLS oder SSL |
| Benutzername | Login für den SMTP-Account |
| Passwort | Passwort (wird AES-verschlüsselt gespeichert) |
| Absender (From) | Standard-Absenderadresse |
Microsoft 365 Graph-Konfiguration
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tenant ID | Azure AD Tenant-ID |
| Client ID | App-Registration Client-ID |
| Client Secret | App-Registration Secret (wird verschlüsselt gespeichert) |
| Redirect URI | OAuth-Callback-URL (z.B. https://hotel.example/Auth/Graph/Callback) |
| Default Sender | Shared-Mailbox-Adresse für Application-Mode |
| Application-Mode | Aktivieren für serverseitigen Versand ohne Benutzer-Login (Mail.Send App-Permission) |
Benutzer-Override
Über die Checkbox "Benutzer dürfen eigene Methode/Konto wählen" können einzelne Benutzer in ihren persönlichen Einstellungen eine eigene Versandmethode (eigenes SMTP-Konto, persönliches Microsoft 365 Konto oder lokales Outlook) konfigurieren.
Die persönlichen E-Mail-Einstellungen werden in den Benutzereinstellungen (Profilmenü → Einstellungen → Tab „E-Mail") konfiguriert, nicht in den Admin-Einstellungen.
Testmail
Über die Testmail-Funktion kann eine Testmail an eine beliebige Adresse gesendet werden, um die Konfiguration zu überprüfen. Bei MAPI / Outlook wird die Testmail über die laufende und angemeldete IO-Bridge am Windows-Arbeitsplatz versendet.
Tastenkombinationen
| Taste | Funktion |
|---|---|
| Alt+Links / Alt+Rechts | Zwischen Registerkarten wechseln |
| F5 | Daten aktualisieren |