Verfahrensdokumentation GASTO Hotel — Technische System- und Betriebsdokumentation
Hersteller: MSC IT for Business GmbH Produkt: GASTO Hotel (Property-Management-System) Dokumentstand: siehe Änderungsnachweis
Dieses Dokument beschreibt Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens "GASTO Hotel" so, dass ein sachverständiger Dritter das Verfahren in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Es ist als herstellerseitiger Baustein für die Verfahrensdokumentation des einsetzenden Betriebs gedacht.
Einordnung nach GoBD
Eine vollständige Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht aus vier Teilen:
| Teil | Inhalt | Wer erstellt ihn? |
|---|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Unternehmen, Geschäftsprozesse, sachlicher Umfang des Verfahrens | Betrieb |
| Anwenderdokumentation | Bedienung des Systems, Arbeitsanweisungen an die Mitarbeitenden | Hersteller (Anwender-Hilfe) + Betrieb (interne Arbeitsanweisungen) |
| Technische Systemdokumentation | Systemaufbau, Datenhaltung, Datensicherheit, Schnittstellen, Programmidentität | Hersteller — dieses Dokument |
| Betriebsdokumentation | Betrieb, Datensicherung, Updates, Zugriffsschutz, Notfallvorsorge | Hersteller (Vorgaben, siehe Betrieb) + Betrieb (gelebte Organisation) |
Zusätzlich müssen Änderungen der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein (siehe Änderungsnachweis).
Dieses Dokument ersetzt nicht die betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation. Es beschreibt ausschließlich, was die Software leistet und wie sie technisch arbeitet. Organisatorische Festlegungen (Zuständigkeiten, Kassenanweisung, Belegablage, ersetzendes Scannen, Aufbewahrungsorganisation, interne Kontrollen) sind vom einsetzenden Betrieb zu ergänzen — sinnvollerweise gemeinsam mit der Steuerkanzlei.
Alle Aussagen in diesem Dokument beschreiben das technische Systemverhalten. Die steuerliche und rechtliche Würdigung eines Sachverhalts (z. B. Behandlung von Gutscheinen, Anzahlungen, Storni, Aufbewahrungsfristen) obliegt dem Betrieb und seiner steuerlichen Beratung.
Geltungsbereich
- Programm: GASTO Hotel — Server (
GaHotelSrv/GaHotelSvc), Web-Oberfläche, IO-Bridge (GaHotelBridgeSrv/GaHotelBridgeSvc), Housekeeping-App - Betriebsarten: Windows-Installation im Haus, Container-Betrieb unter Linux (Docker Compose), vorkonfigurierte Appliance GASTO CX vor Ort oder Cloud-Betrieb im Rechenzentrum des Herstellers
- Fiskalische Absicherung: technische Sicherheitseinrichtung (TSE) über die fiskaltrust-Middleware nach § 146a AO / KassenSichV, sofern lizenziert und aktiviert
- Nicht Gegenstand: vor- und nachgelagerte Systeme des Betriebs (z. B. Kassensysteme Dritter, Buchhaltungssystem der Kanzlei, Bankprogramme) — hierfür gelten die Verfahrensdokumentationen der jeweiligen Hersteller. Für die von GASTO Hotel bereitgestellten Übergabepunkte siehe Schnittstellen.
Aufbau dieses Dokuments
| Kapitel | Inhalt |
|---|---|
| 1 Systemüberblick | Komponenten, Betriebsvarianten, Kommunikation, Systemvoraussetzungen |
| 2 Datenhaltung und Archivierung | Datenbank, Schema, Dokumentenablage, Zeitangaben, Aufbewahrung |
| 3 Belegarten und Nummernkreise | Belegkreise, Nummernvergabe, Lückenlosigkeit, Storno-Prinzip |
| 4 Kassensicherheit (TSE / DSFinV-K) | Signierung, Tagesabschluss, Kassenbuch, TSE-Ausfall, Exporte |
| 5 Unveränderbarkeit und Protokollierung | Historisierung, Programmierprotokoll, Änderungs- und Systemprotokolle |
| 6 Zugriffsschutz | Benutzer, Rollen, Anmeldung, Schnittstellen-Token, Lizenzierung |
| 7 Datensicherung und Wiederherstellung | Sicherungsverfahren, Inhalte, Verschlüsselung, Restore |
| 8 Schnittstellen | Ein- und ausgehende Datenflüsse |
| 9 Betriebsdokumentation | Versionen, Updates, Überwachung, Störungsfälle, Verantwortlichkeiten |
| 10 Änderungsnachweis | Versionshistorie dieses Dokuments und Pflegeregeln |
Vorlage bei einer Prüfung
Für Kassennachschau und Betriebsprüfung stellt GASTO Hotel folgende Nachweise bereit:
- Programmierprotokoll (Änderungen an kassenrelevanten Stammdaten) — Schnittstellen → Finanzamt, siehe Unveränderbarkeit und Protokollierung
- DSFinV-K-Export und TSE-Journal (TAR) — siehe Kassensicherheit
- Belegjournale (Rechnungen, Zahlbelege, Tagesabschlüsse, Kassenbuch) — als Liste in der Anwendung und als PDF
- Finanzbuchhaltungsexport (DATEV-Format EXTF) — siehe Schnittstellen
Empfehlung: Dieses Dokument in der zum Prüfungszeitraum gültigen Fassung zusammen mit dem betriebsindividuellen Teil vorlegen.