9 Betriebsdokumentation
9.1 Programmidentität und Versionsführung
- Jede Auslieferung trägt eine eindeutige Versionsnummer, die fest in das Serverprogramm einkompiliert ist.
- Die eingesetzte Version ist im Programm unter Über GASTO Hotel sowie über den Info-Endpunkt des Servers ersichtlich.
- Sicherungsdateien speichern die zum Sicherungszeitpunkt aktive Version mit; beim Zurückspielen wird auf Versionsabweichungen hingewiesen.
- Der Hersteller versioniert den Quellcode und die Auslieferungsartefakte; Windows- Installationsprogramme werden digital signiert ausgeliefert.
- Entwicklungsstände sind an einem Zusatz an der Versionsnummer erkennbar
(
-dev,-alpha). Sie werden ausschließlich auf internen Testsystemen des Herstellers eingesetzt, nicht über die Release-Kanäle verteilt und sind für den Produktivbetrieb nicht zugelassen. Eine Produktivinstallation weist stets eine Versionsnummer ohne solchen Zusatz aus.
9.2 Auslieferung und Updates
GASTO Hotel wird über zwei Release-Kanäle ausgeliefert:
| Kanal | Bedeutung | Empfohlen für |
|---|---|---|
stable | Kuratierte, nach Bewährung freigegebene Version | Produktivsysteme (Standard) |
latest | Jedes Release unmittelbar nach Veröffentlichung | Systeme mit Bedarf an neuen Funktionen |
Entwicklungsstände bilden keinen Kanal (siehe 9.1).
Grundsätze:
- Updates dürfen nur durch den Hersteller oder einen vom Hersteller zertifizierten Betreuer (Fachhändler/Systempartner) eingespielt werden. Eigenmächtige Updates durch den Betrieb oder Dritte sind nicht vorgesehen, weil dabei Datenbankschema, TSE-Anbindung und Schnittstellen betroffen sind.
- Vor Updates wird — je nach Betriebsvariante automatisch — eine Datenbanksicherung erstellt; bei Docker Compose und im Cloud-Betrieb steht ein Rücksetzverfahren bereit.
- Datenbankschema-Anpassungen erfolgen beim ersten Start der neuen Version automatisch und wiederholbar.
Ablauf je Betriebsvariante:
| Variante | Ablauf |
|---|---|
| Cloud | Updates werden vom Hersteller zentral ausgerollt; der Betrieb muss nichts veranlassen. Vor jedem Update wird eine Datenbanksicherung erstellt, bei Fehlschlag wird automatisch auf den vorherigen Stand zurückgesetzt. |
| GASTO CX | Updates werden vom Hersteller bzw. dem zertifizierten Betreuer über die Fernwartung eingespielt; auf Wunsch als geplantes nächtliches Update mit automatischer Vorab-Sicherung und Rücksetzung im Fehlerfall. |
| Docker Compose (On-Premises) | Update über das mitgelieferte Update-Skript durch den Betreuer; Vorab-Sicherung und Rücksetzskript sind Bestandteil des Ablaufs. |
| Windows-Installation | Update über das signierte Installationsprogramm durch den Betreuer; optional als geplantes nächtliches Update. Der Ablauf und die Installationsdetails werden lokal protokolliert. Bei Fehlschlag bleibt die bisherige Version aktiv. |
Details je Betriebsvariante: Update-Kanäle.
Bei geplanten Windows-Updates verhindert eine lokale Prozesssperre parallele Update-Läufe. Weitere Auslösungen werden beendet, solange bereits eine Prüfung oder Installation läuft.
Für die betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation
Der Betrieb dokumentiert, welcher Kanal eingesetzt wird, wer als zertifizierter Betreuer Updates durchführt und wer sie freigibt, und hält je Update Datum, Ausgangs- und Zielversion fest. Diese Angaben gehören zum Änderungsnachweis der Verfahrensdokumentation (siehe Änderungsnachweis).
9.3 Laufender Betrieb
| Aufgabe | Umsetzung im System | Empfohlener Turnus |
|---|---|---|
| Tagesabschluss durchführen | Funktion „Tagesabschluss" mit TSE-Signatur und Z-Bon | arbeitstäglich |
| Nicht signierte Belege prüfen | Kennzeichnung in Beleg- und Abschlussübersichten | arbeitstäglich |
| Sicherungslauf kontrollieren | Statusanzeige und Systembenachrichtigung an Administratoren | arbeitstäglich |
| Kassenbuchsaldo abstimmen | Kassenjournal mit laufendem Saldo | arbeitstäglich |
| Buchhaltungsexport übergeben | Automatischer oder manueller Export an die Steuerkanzlei | nach Vereinbarung |
| Programmierprotokoll durchsehen | Schnittstellen → Finanzamt | monatlich / jährlich |
| Rücksicherungstest | Wiederherstellung in einer Testumgebung | mindestens jährlich |
9.4 Wartungsmodus
Für Wartungsarbeiten (insbesondere Wiederherstellungen) kann der Server in einen Wartungsmodus versetzt werden. In diesem Zustand sind fachliche Funktionen gesperrt; zulässig bleiben nur Anmeldung, Statusabfragen und die Verwaltungsfunktionen für Sicherung und Wiederherstellung. Damit ist ausgeschlossen, dass während einer Wiederherstellung neue Geschäftsvorfälle erfasst werden.
9.5 Störungsfälle
| Störung | Systemverhalten | Erforderliche Maßnahme |
|---|---|---|
| TSE/Middleware nicht erreichbar | Beleg wird erzeugt und als nicht signiert gekennzeichnet; Fehler wird gespeichert und auf dem Beleg ausgewiesen | Störung dokumentieren, Ursache beheben, Belege nachsignieren (siehe Kassensicherheit) |
| Datenbank nicht erreichbar | Anwendung nicht bedienbar; keine Erfassung möglich | Datenbank wiederherstellen; Aufzeichnung der Ausfallzeit |
| IO-Bridge/Drucker nicht erreichbar | Belege können weiterhin erzeugt und als PDF ausgegeben werden | Ersatzverfahren für die Belegausgabe anwenden |
| Kartenterminal gestört | Kartenzahlung nicht möglich | Alternative Zahlungsart erfassen |
| Sicherungslauf fehlgeschlagen | Fehlerstatus und Benachrichtigung im System, Protokoll abrufbar | Ursache beheben, Sicherung manuell nachholen |
| Fehlgeschlagenes Update | Vorherige Version bleibt aktiv (Windows) bzw. automatischer Rücksprung auf den vorherigen Stand (Docker Compose, Cloud) | Support kontaktieren |
9.6 Support und Fernwartung
- Support erfolgt durch MSC IT for Business GmbH (E-Mail und Telefon; Kontaktdaten in der Anwendungs-Hilfe) sowie durch zertifizierte Betreuer.
- Für Fernwartung an Arbeitsplätzen wird eine sitzungsbasierte Fernwartungssoftware eingesetzt; der Zugriff erfordert die aktive Zustimmung des Betriebs für jede Sitzung.
- GASTO CX: Auf der Appliance ist zusätzlich ein Fernwartungs-/Monitoring-Agent (NinjaOne RMM) installiert. Er baut eine ausgehende, verschlüsselte Verbindung zum Fernwartungsdienst auf und dient der Überwachung (Verfügbarkeit, Speicherplatz, Betriebssystem-Updates) sowie der Wartung durch den Hersteller bzw. den zertifizierten Betreuer. Ergänzend ist ein Sicherungsagent (Acronis Cyber Protect) für die Sicherung des Systems eingerichtet. Der Agent greift auf Betriebssystemebene zu; ein Zugriff auf fachliche Daten erfolgt nur über die regulären Anwendungsfunktionen.
- Eingriffe des Herstellers in Produktivdaten erfolgen nur auf Anforderung des Betriebs.
Für die betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation
Zu ergänzen sind: Zuständigkeiten (Systemverantwortliche, Vertretung), Support- und Wartungsvertrag, Regelungen zur Fernwartung, Notfallkontakte, Verfahren bei längeren Systemausfällen sowie die Aufzeichnung tatsächlicher Störungen.