10 Änderungsnachweis und Pflege
Die GoBD verlangen, dass Änderungen der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sind. Für den hier vorliegenden herstellerseitigen Teil wird der Nachweis auf zwei Wegen geführt:
- Versionshistorie in diesem Kapitel — fachliche Zusammenfassung jeder Änderung.
- Versionsverwaltung des Quellcodes — jede Änderung an diesen Seiten ist mit Zeitpunkt, Autor und Änderungsumfang in der Historie des Repositorys nachvollziehbar und kann auf Anforderung nachgewiesen werden.
10.1 Versionshistorie
| Fassung | Datum | Gültig ab Programmversion | Änderung | Bearbeiter |
|---|---|---|---|---|
| 1.18 | 2026-10-02 | 1.0.213 | Kapitel 2.4: Aufenthalts- und Leistungszeiträume werden als Wandzeit der Betriebszeitzone gespeichert; übergebene Zeitpunkte werden serverseitig in diese Zeitzone umgerechnet | MSC IT for Business GmbH |
| 1.17 | 2026-09-30 | 1.0.213 | Kapitel 8.1: E-Mail-Versand an die Gäste einer Reservierung und Anforderung der Namensliste, je Empfänger eine eigene Nachricht mit eigenem Eintrag im E-Mail-Protokoll | MSC IT for Business GmbH |
| 1.16 | 2026-09-30 | 1.0.213 | Kapitel 3.5: Zimmerpositionen auf Rechnungen enthalten die im Zimmer eingebuchten Gäste als bei Rechnungserstellung gespeicherte Angabe | MSC IT for Business GmbH |
| 1.15 | 2026-09-30 | 1.0.213 | Kapitel 8 um den elektronischen Meldeschein (AVS-Kurkarten-System) ergänzt: Datenflüsse, Storno/Aktualisierung, Kurtaxe-Übernahme aus AVS, maskiertes Protokoll mit 90 Tagen Aufbewahrung | MSC IT for Business GmbH |
| 1.14 | 2026-09-29 | 1.0.213 | MAPI-Testmails werden über die angemeldete IO-Bridge am Windows-Arbeitsplatz versendet | MSC IT for Business GmbH |
| 1.13 | 2026-09-29 | 1.0.211 | Kapitel 3.4: automatische Übernahme von Altrechnungen ins Abrechnungsjournal entfernt; Journalzeilen entstehen ausschließlich bei Rechnungserstellung und Storno | MSC IT for Business GmbH |
| 1.12 | 2026-09-28 | 1.0.211 | Kapitel 6.2: Büro und Rezeption dürfen Kassenbucheinträge erfassen, stornieren und Belege anhängen (bisher nur Buchhaltung) | MSC IT for Business GmbH |
| 1.11 | 2026-09-25 | 1.0.211 | Kapitel 3.4 um Voraussetzungen für Reservierungsstorno, No-Show und „Check-in rückgängig“ (serverseitige Prüfung von Zimmerstatus und Tagesabschluss) ergänzt | MSC IT for Business GmbH |
| 1.10 | 2026-09-25 | 1.0.211 | Kapitel 3.4: Stornobelege zu Reservierungsrechnungen bilden keine eigene Forderung; offen ist nur ein nicht mehr durch eine gültige Rechnung gedecktes Guthaben | MSC IT for Business GmbH |
| 1.9 | 2026-09-25 | 1.0.211 | Kapitel 3.4 um „Neu abrechnen“ (Storno und neue Rechnung in einem Vorgang, Zahlbelege gehen über) und die Regel höchstens einer gültigen Rechnung je Reservierung und Empfänger ergänzt | MSC IT for Business GmbH |
| 1.8 | 2026-09-25 | 1.0.211 | Kapitel 3.4 um das Abrechnungsjournal ergänzt: Journalzeile je abgerechneter Position, Gegenzeilen beim Storno, Ermittlung der offenen Differenz je Empfänger, Übernahme von Altrechnungen | MSC IT for Business GmbH |
| 1.7 | 2026-09-24 | 1.0.211 | Kapitel 8.3 ergänzt: Verfügbarkeitsmeldungen an den Channelmanager als Differenzmeldung mit regelmäßigem und täglichem Abgleich | MSC IT for Business GmbH |
| 1.6 | 2026-09-24 | 1.0.211 | Kapitel 3.4 ergänzt: Nummer und Datum der Ursprungsrechnung werden auf dem Stornobeleg angedruckt | MSC IT for Business GmbH |
| 1.5 | 2026-09-23 | 1.0.211 | Kapitel 6 aktualisiert: Kennwörter werden mit Schlüsselableitung, individuellem Zufallswert und hoher Iterationszahl gespeichert; Sperre nach mehrfach fehlgeschlagener Anmeldung; Sitzungs- und Schnittstellentoken befristet und nur als Hashwert abgelegt | MSC IT for Business GmbH |
| 1.4 | 2026-09-21 | 1.0.211 | Kapitel 8.3 um Mindest- und Höchstaufenthalt als Buchungsregel gegenüber dem Channelmanager ergänzt | MSC IT for Business GmbH |
| 1.3 | 2026-09-15 | 1.0.211 | Rechnungspositionen werden aus der Positionssumme der Reservierung normiert erzeugt; abweichende Empfänger-Zuordnungen führen nicht mehr zu von der Reservierung abweichenden Rechnungssummen | MSC IT for Business GmbH |
| 1.2 | 2026-09-08 | 1.0.210 | Kapitel 8 um die Verfügbarkeitsmeldung an Channelmanager und die Wirkung von Kontingenten ergänzt | MSC IT for Business GmbH |
| 1.1 | 2026-09-03 | 1.0.210 | Diagnoseprotokoll und Schutz vor parallelen geplanten Windows-Updates ergänzt | MSC IT for Business GmbH |
| 1.0 | 2026-09-01 | 1.0.209 | Erstfassung: technische System- und Betriebsdokumentation | MSC IT for Business GmbH |
Pflegehinweis
Jede inhaltliche Änderung an den Kapiteln 1–9 erhält hier eine neue Zeile mit Datum, betroffener Programmversion und kurzer Beschreibung. Bestehende Zeilen werden nicht überschrieben oder gelöscht.
10.2 Wann ist diese Dokumentation anzupassen?
Die Dokumentation ist zeitnah zur Auslieferung der jeweiligen Änderung anzupassen, insbesondere bei:
| Auslöser | Betroffenes Kapitel |
|---|---|
| Neue oder geänderte Belegart, neuer Nummernkreis, geänderte Nummernvergabe | 3 Belege und Nummernkreise |
| Änderungen an Signierung, Signaturumfang, TSE-Anbindung, Verhalten bei TSE-Ausfall, Tagesabschluss oder Kassenbuch | 4 Kassensicherheit |
| Änderungen an Storno-/Korrekturlogik oder an der Unveränderbarkeit von Daten | 3, 5 |
| Neue oder geänderte Historisierung, Protokolle oder das Programmierprotokoll | 5 Unveränderbarkeit und Protokollierung |
| Änderungen am Rollen- oder Berechtigungsmodell, an der Anmeldung oder an Schnittstellen-Token | 6 Zugriffsschutz |
| Änderungen am Sicherungsverfahren, an Sicherungsinhalten, Verschlüsselung oder Wiederherstellung | 7 Datensicherung |
| Neue Schnittstelle, geänderte Datenflüsse, neues Exportformat | 8 Schnittstellen |
| Neue Betriebsvariante, geänderte Komponenten, Ports, Systemvoraussetzungen | 1 Systemüberblick |
| Änderungen an Datenhaltung, Dokumentenablage, Zeitbehandlung oder Aufbewahrung | 2 Datenhaltung |
| Änderungen an Update-Kanälen, Update-Verfahren oder Wartungsmodus | 9 Betriebsdokumentation |
Reine Oberflächen- oder Komfortänderungen ohne Auswirkung auf Aufzeichnung, Unveränderbarkeit, Belege, Protokolle, Sicherung oder Schnittstellen erfordern keine Anpassung; sie werden in der Anwenderdokumentation abgebildet.
10.3 Pflegeprozess beim Hersteller
- Änderung wird umgesetzt und für die Auslieferung vorbereitet.
- Es wird geprüft, ob einer der Auslöser aus Abschnitt 10.2 zutrifft.
- Trifft ein Auslöser zu, werden die betroffenen Kapitel im selben Arbeitsschritt aktualisiert und eine Zeile in der Versionshistorie ergänzt.
- Die aktualisierte Fassung wird mit der Programmversion veröffentlicht.
10.4 Pflichten des einsetzenden Betriebs
- Den betriebsindividuellen Teil der Verfahrensdokumentation (allgemeine Beschreibung, Arbeitsanweisungen, Organisation, internes Kontrollsystem) führen und aktuell halten.
- Unterjährige Änderungen dokumentieren (z. B. neue Kasse, neue Schnittstelle, Wechsel der TSE, Änderung des Sicherungsverfahrens, Update auf eine neue Programmversion).
- Die jeweils gültige Fassung dieses Dokuments zum Prüfungszeitraum aufbewahren — eine Verfahrensdokumentation muss den historischen Zustand des Verfahrens belegen, nicht nur den heutigen.
- Die Verfahrensdokumentation mindestens jährlich sowie nach wesentlichen Änderungen auf Aktualität prüfen, sinnvollerweise gemeinsam mit der Steuerkanzlei.
Archivierung der jeweils gültigen Fassung
Es empfiehlt sich, diese Dokumentation zum jeweiligen Jahresabschluss als PDF auszudrucken bzw. zu speichern und zusammen mit dem betriebsindividuellen Teil aufzubewahren.