3 Belegarten und Nummernkreise
3.1 Belegarten
GASTO Hotel erzeugt fiskalisch relevante Belege mit eigenen Nummernkreisen. Jede Belegart ist im System über einen festen Belegtyp-Schlüssel identifiziert:
| Schlüssel | Belegart | Fiskalische Bedeutung |
|---|---|---|
| 10 | Rechnung | Rechnung im Sinne des § 14 UStG; auch Storno-/Gutschriftbeleg als eigener Rechnungsdatensatz |
| 15 | Informationsrechnung | Rein informativ (z. B. Zwischenrechnung), kein Umsatz, keine Rechnungsnummer im Sinne § 14 UStG |
| 20 | Zahlbeleg | Beleg über eine Zahlung; Grundlage der TSE-Signierung |
| 30 / 35 | Angebot / Angebotserinnerung | Vorgangsdokument ohne Umsatzwirkung |
| 40 | Bestätigung | Vorgangsdokument ohne Umsatzwirkung |
| 50 | Stornierungsbestätigung | Vorgangsdokument ohne Umsatzwirkung |
| 60 | Mahnung | Forderungsmanagement |
| 80 | Tagesabschluss | Kassenabschluss (Z-Bericht) |
| 90 | Mitarbeiterabschluss | Abschluss je Bediener/Schicht |
| 100 / 110 | Meldeschein / Gästeliste | Beherbergungsrechtliche Dokumente |
| 220 | Kassenbucheintrag | Kassenjournal (Einlagen, Entnahmen, sonstige Bargeschäftsvorfälle) |
| 230 / 231 | Gutschein / Gutscheininformation | Gutscheinverwaltung |
3.2 Nummernvergabe
Alle Nummernkreise werden zentral in einer Nummernkreis-Tabelle geführt. Je Belegart existiert genau ein Nummernkreis mit folgenden Parametern:
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| Präfix | Fester Textvorsatz (z. B. KB-) |
| Datumsmuster | Optionaler Datumsbestandteil (z. B. {yyyy}-) |
| Mindestbreite | Führende Nullen der laufenden Nummer (z. B. 6 → 000123) |
| Nächste Nummer | Aktueller Zählerstand |
| Rücksetzung | never (fortlaufend), yearly (jährlich ab 1) oder monthly (monatlich ab 1) |
Die Vergabe erfolgt atomar in der Datenbank: Der Zähler wird in einem einzigen Schreibvorgang erhöht und der vergebene Wert zurückgeliefert. Damit ist ausgeschlossen, dass zwei gleichzeitige Vorgänge dieselbe Nummer erhalten. Bei jahres- oder monatsbezogener Rücksetzung wird der Zeitpunkt der letzten Rücksetzung mitgeführt und die Rücksetzung genau einmal je Periode durchgeführt.
Nummernkreise können ausschließlich von Benutzern mit Administrator-Rechten in den Systemeinstellungen eingesehen und geändert werden. Änderungen an Nummernkreisen sind protokolliert (siehe Unveränderbarkeit und Protokollierung).
3.3 Lückenlosigkeit und Nachvollziehbarkeit
- Die laufenden Nummern werden je Belegart fortlaufend und ohne Wiederverwendung vergeben.
- Eine vergebene Nummer wird auch dann nicht erneut vergeben, wenn der Vorgang storniert wird — der Storno erhält eine eigene Nummer.
- Änderungen an einem Nummernkreis (z. B. Umstellung des Präfixes zum Jahreswechsel) sind möglich, aber protokollpflichtig; sie sollten nur zu Periodengrenzen und in Abstimmung mit der steuerlichen Beratung erfolgen.
Systemverhalten: Nummern werden fortlaufend und eindeutig vergeben; einmal vergebene Nummern bleiben belegt. Steuerlich: Ob eine gewählte Nummernkreis-Konfiguration den Anforderungen an die Rechnungsnummer nach § 14 Abs. 4 UStG genügt, ist mit der steuerlichen Beratung abzustimmen.
3.4 Korrekturen: Storno statt Änderung
Fiskalisch relevante Belege sind nach ihrer Erzeugung nicht mehr veränderbar. Korrekturen erfolgen ausschließlich über Gegenbuchungen:
| Vorgang | Systemverhalten |
|---|---|
| Rechnungsstorno | Es entsteht ein eigener Stornobeleg mit eigener Nummer, Kennzeichnung als Storno und Verweis auf die Ursprungsrechnung. Die Nummer (und das Datum) der Ursprungsrechnung wird auf dem Stornobeleg angedruckt. Die Ursprungsrechnung bleibt unverändert erhalten und wird als storniert gekennzeichnet. |
| Zahlbeleg-Storno | Es entsteht ein neuer Zahlbeleg mit umgekehrtem Vorzeichen, Kennzeichnung als Storno und Verweis auf den Ursprungsbeleg. Der Stornobeleg wird eigenständig über die TSE signiert. |
| Kassenbuch-Korrektur | Ein Kassenbucheintrag wird nicht geändert oder gelöscht, sondern durch eine Gegenbuchung ausgeglichen; beide Zeilen bleiben im Journal sichtbar. |
| Barzahlungs-Storno | Der Storno eines baren Zahlbelegs führt automatisch zu einer Gegenbuchung im Kassenbuch. Doppelbuchungen sind durch eine eindeutige Zuordnung von Quellbeleg zu Kassenbuchzeile technisch ausgeschlossen. |
| Rechnungsstorno mit Barzahlung | Beim Storno einer Rechnung werden die zugehörigen aktiven Barzahlbelege storniert; die Kassenbuch-Gegenbuchungen entstehen daraus automatisch. |
| Neu abrechnen | Storno der gültigen Rechnung und Erzeugung einer neuen Rechnung zum aktuellen Stand der Reservierung in einem Vorgang; gelingt ein Teilschritt nicht, unterbleibt der gesamte Vorgang. Beide Belege erhalten eigene Nummern. Zahlbelege werden nicht storniert, sondern der neuen Rechnung zugeordnet. |
| Reservierungsstorno / No-Show | Nur zulässig, solange die Reservierung weder storniert noch als No-Show markiert ist, kein Zimmer ein- oder ausgecheckt ist und der Anreisetag nicht durch einen Tagesabschluss gesperrt ist. Die Prüfung erfolgt serverseitig. Beim Reservierungsstorno werden bestehende gültige Rechnungen der Reservierung storniert (Stornobelege wie oben). |
| Check-in rückgängig | Nur für eingecheckte Zimmer und nur, solange der Anreisetag nicht durch einen Tagesabschluss gesperrt ist; eine Begründung ist Pflicht und wird protokolliert. |
Die Tagesabschluss-Sperre kann von Benutzern mit Buchhaltungsrecht übergangen werden; jede Übergehung wird protokolliert.
Je Reservierung und Rechnungsempfänger kann höchstens eine gültige (nicht stornierte) Rechnung bestehen; eine weitere Rechnung setzt deren Storno voraus.
Ein Stornobeleg zu einer Reservierungsrechnung bildet keine eigene Forderung. Als offener Betrag wird beim jüngsten Stornobeleg eines Empfängers nur ein Guthaben ausgewiesen, also Zahlungen, die durch keine gültige Rechnung mehr abgedeckt sind; es ist auszuzahlen oder mit einer neuen Rechnung zu verrechnen.
Änderungen an einem Vorgang vor der Belegerzeugung (z. B. Anpassung von Reservierungspositionen) sind zulässig und werden über die Historisierung protokolliert.
Abrechnungsjournal
Beim Erzeugen einer Rechnung zu einer Reservierung wird für jede abgerechnete Reservierungsposition eine Journalzeile gespeichert (Empfänger, Leistungsdatum, USt-Satz, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag). Ein Rechnungsstorno erzeugt zu jeder Journalzeile der Ursprungsrechnung eine Gegenzeile mit umgekehrtem Vorzeichen. Journalzeilen werden nicht geändert oder gelöscht.
Aus dem Vergleich der aktuellen Reservierungspositionen mit der Summe der Journalzeilen ermittelt das System je Rechnungsempfänger, welcher Betrag bereits abgerechnet ist und welche Differenz noch offen ist. Die Belege selbst werden dadurch nicht verändert. Gutschriften werden im Journal nicht geführt.
3.5 Belegausgabe
- Belege werden als PDF erzeugt und in der Datenbank archiviert; sie sind jederzeit über das Rechnungs- bzw. Belegarchiv reproduzierbar.
- Auf Rechnungen werden bei Zimmerpositionen die im Zimmer eingebuchten Gäste mit angedruckt. Die Namen werden bei der Rechnungserstellung mit der Rechnung gespeichert; spätere Änderungen der Zimmerbelegung verändern bestehende Rechnungen und deren Stornobelege nicht.
- Zahlbelege enthalten bei aktiver TSE die Signaturangaben einschließlich QR-Code (siehe Kassensicherheit).
- Der Ausdruck bzw. die elektronische Bereitstellung des Belegs an den Gast erfolgt über den lokalen Bondrucker (IO-Bridge), über einen handelsüblichen A4-Drucker, als PDF-Download oder per E-Mail.
- Rechnungen können zusätzlich als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) erzeugt werden (siehe Schnittstellen).
Der Betrieb legt fest, welche Belegarten im Haus genutzt werden, wie die Belegausgabe an den Gast erfolgt (Papier/elektronisch) und wie mit Belegen bei Ausfall der Peripherie verfahren wird.