8 Schnittstellen

Die folgende Übersicht beschreibt die Datenflüsse zwischen GASTO Hotel und vor- bzw. nachgelagerten Systemen. Alle Schnittstellen sind einzeln aktivierbar; nicht aktivierte Schnittstellen erzeugen keine Daten.

8.1 Übersicht

Schnittstelle	Richtung	Übertragene Daten	Protokollierung
Channelmanager (z. B. DIRS21)	ein- und ausgehend	Eingehend: Reservierungen mit Gast-, Zimmer- und Preisangaben. Ausgehend: Verfügbarkeiten, Preise, Zusatzleistungen	Übertragungsprotokoll je Vorgang inkl. Rohdaten
Kassenschnittstelle (POS)	eingehend	Kassenbelege mit Positionen und Zahlarten, Zimmerbuchungen („Room Charge“), Artikelabgleich	Belege und Rohdaten je Vorgang
Kartenterminal (ZVT)	ein- und ausgehend	Zahlungsanforderung, Autorisierungsergebnis, Karten- und Terminaldaten, Händler-/Kundenbeleg	Speicherung am Zahlbeleg bzw. Tagesabschluss
Technische Sicherheitseinrichtung (fiskaltrust)	ein- und ausgehend	Belegdaten zur Signierung, Signaturantwort, DSFinV-K-/TAR-Journale	Rohdaten am Beleg (siehe Kassensicherheit)
Finanzbuchhaltung (DATEV-Format EXTF)	ausgehend	Buchungssätze aus Rechnungen, Zahlungen, Anzahlungen und Kassenbuch	Exportprotokoll je Lauf
E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)	ausgehend	Strukturierte Rechnungsdaten als XML bzw. eingebettet im PDF	Am Rechnungsdatensatz
E-Mail-Versand	ausgehend	Angebote, Bestätigungen, Rechnungen, Exporte als Anhang; persönliche E-Mails an die Gäste einer Reservierung und Anforderung der Namensliste (je Empfänger eine eigene Nachricht, frei gewählte Anhänge)	E-Mail-Protokoll mit einem Eintrag je Empfänger; MAPI/Outlook über eine angemeldete IO-Bridge am Windows-Arbeitsplatz
Housekeeping-App	ein- und ausgehend	Zimmerstatus, Reinigungsaufträge, Meldungen	Fachdaten in der Datenbank
IO-Bridge	ein- und ausgehend	Druckaufträge, Peripheriesteuerung	Serverprotokoll der Bridge
Beherbergungsstatistik	ausgehend	Meldedaten für statistische Zwecke	Fachdaten in der Datenbank
Elektronischer Meldeschein (AVS-Kurkarten-System)	ein- und ausgehend	Ausgehend: Meldescheindaten der Gäste je Zimmer. Eingehend: Meldeschein-Nummer, Status, Kurtaxe-Betrag, Meldeschein als PDF	Übertragungsprotokoll je Aufruf (personenbezogene Daten maskiert, 90 Tage)

8.2 Fiskalisch besonders relevante Schnittstellen

Kassenschnittstelle (POS)

• Externe Kassensysteme übergeben ihre Belege mit Positionen und Zahlarten sowie Buchungen auf ein Zimmer bzw. eine Reservierung.
• Die Authentifizierung erfolgt über ein eigenes API-Token je Kassensystem.
• Übergebene Rohdaten werden mitgespeichert und sind damit nachvollziehbar.
• Wichtig: Die fiskalische Absicherung der Vorgänge des externen Kassensystems (eigene TSE, eigener DSFinV-K-Export, eigene Verfahrensdokumentation) obliegt dem jeweiligen Kassenhersteller bzw. dem Betrieb. GASTO Hotel signiert nur die bei ihm selbst vereinnahmten Zahlungen.
• Technische Beschreibung: POS / Kassenschnittstelle.

Finanzbuchhaltung (DATEV EXTF)

• Erzeugt einen Buchungsstapel im DATEV-Format (Vorlaufsatz, Kopfzeile, Buchungssätze).
• Datenquellen: Rechnungen und Storni, Zahlungen, Anzahlungen und Kassenbuch — je nach eingestellten Datenfiltern.
• Kontenfindung: am Stammdatensatz hinterlegtes Konto (Kategorie, Leistung, Artikel, Arrangement, Zahlungsart), ersatzweise ein Standardkonto je Steuersatz. Das für den Beleg maßgebliche Konto wird beim Erzeugen des Belegs festgeschrieben, damit spätere Stammdatenänderungen bereits gebuchte Vorgänge nicht verändern.
• Der Export kann zeitgesteuert (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise) oder manuell erfolgen; optional Ablage in einem Verzeichnis/einer Freigabe und Versand an die Steuerkanzlei.
• Jeder Lauf wird protokolliert und ist reproduzierbar.

E-Rechnung

• Rechnungen können zusätzlich als XRechnung (eigenständige XML-Datei) oder ZUGFeRD (XML eingebettet in das PDF) erzeugt werden.
• Das gewählte Format wird am Rechnungsdatensatz gespeichert; die erzeugten Dateien werden archiviert.

Kartenzahlung (ZVT)

• Kartenzahlungen werden über die IO-Bridge am Terminal ausgelöst.
• Am Zahlbeleg werden unter anderem Terminal-ID, Belegnummer, Trace-Nummer, Autorisierungscode, Kartenart und Kartendaten in der zulässigen verkürzten Form sowie Händler- und Kundenbeleg gespeichert.
• Der Terminalabschluss wird beim Tagesabschluss mitgeführt.

Elektronischer Meldeschein und Kurtaxe (AVS)

• Die Schnittstelle ist Bestandteil des Lizenzmoduls „Kurkarten-System“ und je Mandant einmal konfigurierbar. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS) mit den Zugangsdaten der Kurverwaltung; das Kennwort wird verschlüsselt gespeichert.
• Je Reservierungszimmer wird ein Meldeschein gebildet (Hauptgast mit Anschrift sowie Begleitpersonen, Anreise, Abreise, Kategorie je Person; optional E-Mail-Adresse für die digitale Gästekarte und der Übernachtungspreis). Die Übertragung erfolgt automatisch beim Check-in oder manuell. Änderungen der Meldedaten werden als Aktualisierung desselben Meldescheins nachgemeldet; bei Storno, No-Show, Löschung oder Rücknahme des Check-ins wird der Meldeschein beim Kurkarten-System storniert. Meldescheine, die dort bereits abgerechnet sind, werden nicht mehr verändert.
• Nicht erfolgreich übertragene Vorgänge werden automatisch in zunehmenden Abständen erneut versucht; der Check-in bleibt davon unberührt.
• Kurtaxe: Bei aktiver Anbindung ist der vom Kurkarten-System berechnete Betrag maßgeblich. Sofern die Kurtaxe als eigene Leistung geführt wird, ersetzt GASTO Hotel die selbst berechneten Kurtaxe-Positionen der Reservierung durch eine Position je Meldeschein mit dem gemeldeten Betrag. Bereits abgerechnete oder im Tagesabschluss festgeschriebene Kurtaxe-Positionen werden nicht verändert; fällt das Positionsdatum in einen abgeschlossenen Zeitraum, wird die Position auf den aktuellen Tag gebucht. Wird der letzte Meldeschein storniert, berechnet GASTO Hotel die Kurtaxe wieder selbst.
• Das vom Kurkarten-System gelieferte Meldeschein-PDF wird in der Dokumentablage gespeichert und beim Meldescheindruck anstelle der eigenen Vorlage verwendet.
• Jeder Aufruf wird mit Vorgang, Ergebnis, Fehlercodes sowie Anfrage und Antwort protokolliert. Personenbezogene Angaben und das PDF werden im Protokoll maskiert; Protokolleinträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Meldeschein-Nummer, Status und Betrag bleiben am Vorgang der Reservierung gespeichert.

Für die betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation

Der Betrieb dokumentiert die zuständige Kurverwaltung, die dort vereinbarten Kategorien und Abrechnungswege der Kurtaxe sowie die datenschutzrechtliche Grundlage der Weitergabe der Meldedaten. Die steuerliche und kommunalabgabenrechtliche Würdigung der Kurtaxe klären Sie mit Ihrer Steuerberatung bzw. der Kurverwaltung.

8.3 Verfügbarkeitsmeldung an Channelmanager

Die an den Channelmanager gemeldete Verfügbarkeit wird je Kalendertag und Zimmerkategorie aus dem Bestand des Betriebs ermittelt: Von der Anzahl der Zimmer der Kategorie werden belegte Zimmer, kategoriebezogene Kontingentbuchungen sowie manuelle Zimmersperren abgezogen. Stornierte Reservierungen und No-Shows bleiben unberücksichtigt.

Zusätzlich kann der Betrieb je Verbindung und Zimmerkategorie ein Kontingent festlegen, das die an den Kanal gemeldete Menge begrenzt:

• Ohne Kontingent wird die volle freie Verfügbarkeit gemeldet.
• Mit Kontingent wird die kleinere der beiden Mengen gemeldet: freie Zimmer oder verbleibendes Kontingent. Bereits über dieselbe Verbindung eingegangene Reservierungen mindern das verbleibende Kontingent.
• Zusätzlich sind zeitraum- und wochentagsbezogene Kontingente hinterlegbar, die das Grundkontingent für die betroffenen Tage ersetzen; bei Überschneidung gilt die Regel mit dem kürzeren Zeitraum.

Kontingente wirken ausschließlich begrenzend. Sie können die gemeldete Verfügbarkeit nicht über den tatsächlich freien Bestand hinaus erhöhen. Änderungen an Kontingenten lösen eine erneute Verfügbarkeitsmeldung für den betroffenen Zeitraum aus; jeder Übertragungsvorgang wird mit Anfrage, Antwort und Status protokolliert.

Änderungen werden als Differenzmeldung übertragen: Gemeldet werden nur Zimmer, Tage und Werte, die vom zuletzt erfolgreich übermittelten Stand abweichen. Dieser Stand wird je Verbindung, Kanal-Zimmer und Tag gespeichert. Ein regelmäßiger Abgleich sowie ein täglicher vollständiger Abgleich stellen sicher, dass auch Änderungen ohne unmittelbaren Auslöser an den Kanal gelangen.

Je Verbindung und Zimmerkategorie kann der Betrieb zusätzlich einen Mindest- und Höchstaufenthalt in Nächten festlegen. Die Werte werden dem Channelmanager als verbindliche Buchungsregel gemeldet und können – wie das Kontingent – zeitraum- und wochentagsbezogen abweichend hinterlegt werden; bei Überschneidung gilt je Wert die Regel mit dem kürzeren Zeitraum. Die Aufenthaltsregeln wirken ausschließlich auf den Vertriebsweg Channelmanager und schränken die Erfassung von Reservierungen im Betrieb nicht ein. Ist ein Höchstaufenthalt kleiner als der Mindestaufenthalt hinterlegt, wird der Höchstaufenthalt nicht gemeldet, um eine unbeabsichtigte Vollsperrung der Kategorie im Kanal auszuschließen.

Für die betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation

Zu ergänzen sind: tatsächlich genutzte Schnittstellen, angebundene Partnersysteme mit Ansprechpartnern, Turnus der Exporte an die Steuerkanzlei sowie die Verfahrens­doku­men­tationen der angebundenen Fremdsysteme (insbesondere Kassensysteme).