E-Rechnung (X-Rechnung / ZUGFeRD)
Die Konfiguration erfolgt in den Allgemeinen Einstellungen und erfordert Geschäftsführer-Rechte.
GASTO Hotel kann Rechnungen zusätzlich zum PDF als E-Rechnung ausgeben. Es werden zwei Profile unterstützt:
| Format | Anwendungsfall | Ergebnis | Server-Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| X-Rechnung 3.0 (CII) | B2G (Bund/Länder/Kommunen, KoSIT-konform) | eigenständige .xml-Datei neben dem PDF | keine zusätzliche Abhängigkeit |
| ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 (EN16931) | B2B-Hybrid (PDF mit eingebetteter Rechnungsdaten-XML) | PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml | Python 3 auf dem Server |
X-Rechnung ist priorisiert: Sie ist für den B2G-Versand verpflichtend und benötigt auf dem Server keinerlei externe Tools.
Aktivierung
Unter System → Allgemein → Rechnungen den gewünschten Modus wählen:
- Keine E-Rechnung — Rechnung wird nur als klassisches PDF erzeugt.
- X-Rechnung 3.0 (B2G, empfohlen) — zusätzlich zur PDF wird eine X-Rechnung-XML erzeugt.
- ZUGFeRD / Factur-X (PDF/A-3) — die XML wird ins PDF eingebettet.
Eine Rechnung wird immer nur in einem Format ausgegeben — eine gleichzeitige Auslieferung in mehreren E-Rechnungsformaten ist nicht zulässig.
E-Rechnungen sind als B2B-/B2G-Format konzipiert. Für Rechnungsempfänger vom Typ Person oder Familie wird daher keine XML erzeugt — auch wenn global X-Rechnung oder ZUGFeRD aktiv ist. Damit erscheinen die Pflichtfeld-Hinweise (PLZ/Stadt, USt-IdNr usw.) nur noch für Firmenrechnungen.
Soll ausnahmsweise doch eine E-Rechnung an einen Privatkunden ausgegeben werden, kann auf der Rechnung selbst das Format explizit gesetzt werden (das überschreibt den automatischen B2C-Ausschluss).
Pro-Kunde-Überschreibung
Im Adressdialog jedes Firmenkunden (Typ Firma) können zusätzlich hinterlegt werden:
- Leitweg-ID (BT-10, optional) — wird beim Anlegen einer Rechnung als Käuferreferenz übernommen.
- E-Rechnungs-Format pro Kunde:
- Systemeinstellung verwenden (Standard) — nutzt das global eingestellte Format.
- Keine E-Rechnung — erzeugt für diesen Kunden nie eine XML, auch wenn global X-Rechnung/ZUGFeRD aktiv ist.
- X-Rechnung 3.0 (B2G) / ZUGFeRD — erzwingt das Format für diesen Kunden.
Die Auswahl wird beim Rechnungsanlage-Zeitpunkt in die Rechnung kopiert und bleibt damit auch bei späterer Änderung der Stammdaten für Folge-Aktionen (Storno, erneutes Rendern) erhalten.
Pflichtfelder
Für jede E-Rechnung müssen Stammdaten vollständig hinterlegt sein:
- Hotelname (BT-27)
- USt-IdNr oder Steuernummer (BT-31/BT-32)
- Vollständige Postanschrift des Ausstellers: Straße, PLZ, Stadt, Land
- Vollständige Postanschrift des Rechnungsempfängers: Name, Straße, PLZ, Stadt, Land
Zusätzlich für X-Rechnung (KoSIT-CIUS XRechnung 3.0):
- Telefonnummer des Ausstellers (BT-42 / BR-DE-6) — Pflicht.
- E-Mail-Adresse des Ausstellers (BT-43 / BR-DE-7) — Pflicht.
- PLZ + Stadt des Empfängers (BR-DE-1) — Pflicht.
- Elektronische Adresse des Empfängers (BT-49 / PEPPOL-EN16931-R010) — Pflicht. Wird aus dem Kontakt übernommen: Leitweg-ID (falls gepflegt), sonst Rechnungs-E-Mail bzw. E-Mail.
- Leitweg-ID des Rechnungsempfängers (BT-10 Buyer reference) — optional. Wird aus dem Feld Käuferreferenz/Buyer reference der Rechnung übernommen; fällt sonst auf die Rechnungsnummer zurück (BR-DE-15-Fallback).
GASTO prüft die Aussteller-Pflichtfelder bereits in System → Allgemein → Rechnungen und zeigt fehlende Angaben als gelbes Warnfeld unter der Format-Auswahl an.
Fehlt eine Pflichtangabe für die XML-Erzeugung, wird die Generierung mit einer kombinierten Fehlermeldung (alle fehlenden Felder auf einmal) abgebrochen. Das PDF wird weiterhin erzeugt — die fehlende E-Rechnung-XML wird im PDF-Preview als gelber Hinweis-Banner angezeigt, und vor dem Mailversand kommt eine Rückfrage „Wirklich ohne XML versenden?". So gehen keine unbemerkt invaliden X-Rechnungen mehr nach außen.
Versand und Download
In der PDF-Vorschau erscheint bei aktiver X-Rechnung ein zusätzlicher Button „X-Rechnung XML" zum Herunterladen der XML-Datei. Beim Mailversand werden beide Anhänge (PDF und XML) automatisch angehängt.
Validierung
Die erzeugten X-Rechnungen sind gegen das KoSIT-Schema XRechnung 3.0 CIUS for CII gebaut. Zur externen Verifikation eignet sich der offizielle KoSIT-Validator.