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Finanzbuchhaltung (Fibu)

Unter System → Finanzbuchhaltung werden die Schnittstellen zu externen Buchhaltungssystemen (z.B. DATEV) konfiguriert. Die Schnittstelle ist als Plugin-Architektur umgesetzt: Neue Fibu-Systeme können mit geringem Aufwand ergänzt werden, ohne dass bestehende Konfigurationen oder Exporte verändert werden müssen.

Hinweis: Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Ihre Lizenz das Modul fibu enthält und Sie über Administratorrechte verfügen.

Konzept​

Die Fibu-Anbindung besteht aus drei Bausteinen:

  1. Kontenrahmen – frei editierbare Liste von Sachkonten/Erlöskonten je Kontenrahmen (SKR03, SKR04, eigener Rahmen). Beim ersten Start werden die wichtigsten hotelrelevanten Konten (Übernachtung 7%, Speisen 7%, Getränke 19%, Bankettleistungen, Kassen, Bankkonten, Forderungen) automatisch angelegt und können angepasst werden.

  2. Verbindungen – konkrete Konfiguration eines Buchhaltungsanbieters (z.B. „DATEV EXTF Monatsexport"). Jede Verbindung hat genau einen Provider-Typ und enthält dessen Parameter (Mandanten-Nr., Berater-Nr., Wirtschaftsjahr-Beginn, Granularität).

  3. Exporte – generierte Export-Dateien mit Logfile, versions- und manipulationssicher abgelegt. Exporte werden manuell aus dem UI oder automatisch nach jedem Tagesabschluss erzeugt.

Die FIBU-Kontonummern werden direkt an den Stammdatensätzen gepflegt (Kategorien, Leistungen, Artikel, Arrangements, Zahlungsarten). Eine separate Override-Tabelle gibt es nicht mehr – wird kein Konto am Stammdatensatz hinterlegt, greift das in den Standardkonten je Steuersatz definierte Fallback-Konto.

Plugin-Architektur​

Jeder Buchhaltungsanbieter ist als eigenständiger Provider umgesetzt. Beim Erzeugen der Buchungssätze wird die Kontonummer in zwei Stufen ermittelt:

1. das auf der Rechnungsposition bzw. Zahlbeleg-Zeile eingefrorene Konto
   ↓ (falls leer)
2. das Fallback-Konto je Steuersatz aus den Standardkonten (z.B. 8400/8300 SKR03)

Verfügbare Provider:

ProviderStatus
DATEV EXTF✅ aktiv
DATEVconnect🚧 in Vorbereitung

Konto-Freeze​

Damit Exporte auch dann noch nachvollziehbar bleiben, wenn Kontonummern in den Stammdaten später geändert werden, wird zum Zeitpunkt der Erzeugung einer Rechnungsposition bzw. eines Zahlungsbelegs die jeweils gültige Kontonummer eingefroren:

  • Rechnungspositionen – erhalten das Konto der zugehörigen Kategorie bzw. Leistung
  • Zahlbeleg-Zeilen – erhalten das Konto der verwendeten Zahlungsart

Das Eintragen erfolgt automatisch beim Erzeugen des Datensatzes. Bestehende Datensätze ohne Kontonummer werden beim Server-Start einmalig nachgefüllt.

UI​

Das Modul ist als Master-Detail-Ansicht aufgebaut:

  • Linke Spalte: Liste aller Fibu-Verbindungen plus Buttons „Standardkonten", „Kontenrahmen bearbeiten", „Bankverbindungen", „Kostenstellen" und „Kostenträger".
  • Rechte Spalte: drei Tabs zur ausgewählten Verbindung
    • Konfiguration – read-only Anzeige (Bearbeitung bewusst über JSON, da Provider-spezifisch).
    • Exporte – Zeitraum (von/bis) eingeben → Export jetzt ausführen. Liste aller bisherigen Exporte mit Download-Link.
    • Log – Verlauf aller Triggerquellen (manuell / auto / fehler).

Standardkonten​

Die Standardkonten werden seit dem Standardkonten-Refactoring nicht mehr pro Verbindung, sondern global pro Kontenrahmen (SKR03/SKR04) in der Seitenleiste unter dem Menüpunkt „Standardkonten" gepflegt. Alle Verbindungen, die denselben Kontenrahmen verwenden, teilen sich diese Konten. Sie greifen als Fallback, wenn kein eingefrorenes Konto auf einer Position gesetzt ist.

Der Editor ist in zwei Blöcke gegliedert:

  • Konten Rechnungen / Kunden: Debitorenkonto, Erlöskonto pro Steuersatz (entsprechend den hinterlegten Steuersätzen), Gewährte Skonti, Zuschläge/Mahngebühren, Provisionen Kreditkarten, Bankgebühren, Gastauslage, Trinkgeld, Standard-Bankverbindung.
  • Konten Kassenbuch: Kasse, Bank, Kassenbuchausgaben-/-einnahmen, Eingenommene Umsatzsteuer und Abziehbare Vorsteuer pro Steuersatz.

Sämtliche Konto-Eingabefelder verwenden ein Such-Dropdown mit Live-Suche über Kontonummer und Name. Freie Eingaben sind erlaubt; Kontonummern außerhalb des aktiven Kontenrahmens werden mit Warn-Icon markiert.

Bankverbindungen​

Über den globalen Button „Bankverbindungen" lassen sich die eigenen Hotel-Bankkonten verwalten (Bezeichnung, IBAN, BIC, Bank, FIBU-Konto, KSt/KT, Default-Flag). Die Bankverbindungen gelten verbindungsübergreifend. Die Standard-Bankverbindung wird zentral im Menüpunkt Standardkonten pro Kontenrahmen ausgewählt.

Automatischer Tagesexport​

Wird eine Verbindung mit aktivem Auto-Export und einem entsprechenden Export-Rhythmus angelegt, erzeugt der Server passend zum gewählten Rhythmus automatisch einen neuen Export:

RhythmusAuslösezeitpunktZeitraum
Täglichnach jedem Tagesabschlussnur der gerade abgeschlossene Tag
WöchentlichTagesabschluss an einem SonntagMontag bis Sonntag (KW)
MonatlichTagesabschluss am letzten Tag eines Monats1. bis letzter Tag des Monats
QuartalsweiseTagesabschluss am letzten Tag von Mär/Jun/Sep/Dezerster bis letzter Tag des Quartals
Manuellnie automatisch — Export nur per Buttonbeliebig (Eingabe im Editor)

Die Ausführung läuft im Hintergrund. Fehlgeschlagene Exporte werden bis zu drei Mal automatisch wiederholt und danach als fehlgeschlagen markiert.

Datenauswahl (was wird exportiert?)​

Im Editor jeder Verbindung legt eine Checkbox-Gruppe „Datenauswahl" fest, welche Belegarten in den Export einfließen:

  • Rechnungen — alle Rechnungspositionen
  • Anzahlungen Bar / Kreditkarte — Anzahlungen aus Kassen-/Kreditkarten-Belegen
  • Zahlungseingänge Bank — Banküberweisungen
  • Zahlungen Kreditkarte — Kartenzahlungen (Boniturzeile)
  • Kassenbuch — Kassenbuchbuchungen
  • Änderungen Debitoren / Debitoren immer melden — Stammdaten-Updates
  • Alles in einer Datei — kombiniert sämtliche aktivierten Belegarten in einer einzigen Exportdatei (Standard) statt einzelner Dateien

Ist kein Filter aktiv, exportiert die Schnittstelle bewusst nichts — so kann eine Verbindung temporär stillgelegt werden, ohne sie zu löschen.

E-Mail-Versand des Exports​

Im Editor steht ein E-Mail-Template mit Betreff und Nachrichtentext (HTML erlaubt) zur Verfügung. Unterstützte Platzhalter: {from}, {to}, {name} (Zeitraum-Beginn/-Ende und Verbindungsname). Ist die Option „Export automatisch nach erfolgreichem Auto-Export … senden" aktiv und eine Steuerberater-E-Mail-Adresse hinterlegt, wird die fertige Exportdatei direkt nach dem Auto-Export per E-Mail an den Steuerberater versendet. Der Versand läuft über die zentrale Mail-Konfiguration (SMTP/Graph) im Backend (siehe SendMailViaBackend) und wird im fibu_export_log protokolliert. Manuelle Exporte können über den „Per E-Mail senden"-Button verschickt werden — dabei wird das hinterlegte Template als Voreinstellung in den Mail-Dialog übernommen.

DATEV EXTF (Version 7.0)​

Der DATEV-EXTF-Provider erzeugt CSV-Dateien gemäß DATEV-Format-Beschreibung Version 7.0:

  • Encoding Windows-1252, Spaltentrenner ;, Texttrenner "
  • 31-spaltige Vorspann-Zeile mit Mandanten-/Berater-Nr., Wirtschaftsjahr, Erst- und Letztaufzeichnung
  • 116-spaltige Spaltenüberschriften-Zeile
  • Datenzeilen mit Umsatz, Soll-/Habenkennzeichen, Konto, Gegenkonto, Buchungstext, Belegfeld 1 und 2

Die Dateien können im DATEV-Verwaltungsprogramm direkt importiert werden.

DATEV-spezifische Optionen​

Im Editor der Verbindung erscheinen bei Provider-Typ DATEV EXTF drei zusätzliche Felder. Kurz gefasst steuern sie wer die Buchungen erzeugt hat (Diktatkürzel), unter welchem Namen der Buchungsstapel abgelegt wird (Namenspräfix) und mit welchem Verbuchungsstatus er an DATEV übergeben wird (Festschreibung).

  • Diktatkürzel — Zweistelliges Kürzel des Sachbearbeiters bzw. der Buchhaltung, das DATEV im Buchungssatz als Herkunftskennzeichen mitführt. Wird im EXTF-Vorspann und pro Beleg übernommen, damit im DATEV-Rechnungswesen erkennbar ist, wer die Buchung erzeugt hat. Maximal 2 Zeichen.

  • Namenspräfix — Präfix für den generierten Dateinamen des Exports (z. B. EXTF_<Präfix>_<Zeitraum>.csv) sowie für die Bezeichnung des Buchungsstapels innerhalb der DATEV-Datei. So lassen sich Exporte pro Mandant oder Zeitraum eindeutig wiedererkennen.

  • Festschreibung — Schalter, der das Festschreibungs-Kennzeichen im EXTF-Vorspann setzt. Ist er aktiv, werden die Buchungen beim Import in DATEV sofort festgeschrieben — dies entspricht dem GoBD-konformen Status „Buchung festgeschrieben".

    Festschreibung ist endgültig

    Sobald ein Buchungsstapel festgeschrieben importiert wurde, können auch Buchhalter und Steuerberater die Buchungen in DATEV nicht mehr direkt umbuchen oder korrigieren. Korrekturen sind dann nur noch über Storno- und Gegenbuchungen möglich. Für Testexporte den Schalter deshalb ausgeschaltet lassen und erst für den produktiven Monats- bzw. Jahresexport aktivieren.