E-Mail-Vorlagen
Unter System → E-Mail-Vorlagen können die Inhalte und Betreffzeilen für automatisch versendete E-Mails pro Dokumenttyp konfiguriert werden.
Dieser Bereich erfordert Geschäftsführer-Rechte.
Dokumenttypen
Für jeden der folgenden Dokumenttypen kann eine eigene E-Mail-Vorlage gepflegt werden:
| Dokumenttyp | Beschreibung |
|---|---|
| Angebot | E-Mail beim Versand eines Angebots |
| Bestätigung | E-Mail bei Buchungsbestätigung |
| Stornierung | E-Mail bei Stornierung |
| Erinnerung | Anreise-Erinnerung |
| Danke | Dankesschreiben nach Abreise |
| Rechnung | E-Mail beim Rechnungsversand |
| Zahlungsbeleg | E-Mail beim Versand eines Zahlungsbelegs |
| Namensliste | Vorlage für Namensliste anfordern |
Gäste-Vorlagen
Für E-Mail an Gäste können beliebig viele eigene Vorlagen angelegt werden (z. B. „Anreiseinformation“, „Programm“, „Parkhinweise“). Gäste-Vorlagen erscheinen als eigene Reiter mit Umschlag-Symbol.
- + Gäste-Vorlage legt eine neue Vorlage an.
- Im Feld Bezeichnung vergeben Sie den Namen, unter dem die Vorlage im Versanddialog angeboten wird.
- Mit Löschen entfernen Sie eigene Vorlagen. Die mitgelieferte Vorlage „Anreiseinformation“ kann bearbeitet, aber nicht gelöscht werden.
- Standard-Anhänge gelten für alle Gäste-Vorlagen gemeinsam.
Betreff-Vorlage
Für jeden Dokumenttyp kann eine Betreff-Vorlage hinterlegt werden. Diese wird beim E-Mail-Versand automatisch als Betreffzeile vorausgefüllt.
Die Betreff-Vorlage unterstützt dieselben Platzhalter wie der E-Mail-Text (siehe unten). Beispiel:
Angebot {{DOC.NUMBER}} - {{HOTEL.NAME}}
Wird keine Betreff-Vorlage hinterlegt, wird automatisch der Dokumenttitel (z.B. „Angebot_Mustermann_12345") als Betreff verwendet.
E-Mail-Text (Body)
Der E-Mail-Text wird über einen Rich-Text-Editor (WYSIWYG) bearbeitet. Formatierungen wie Fett, Kursiv, Listen und Links sind möglich.
Platzhalter
Über den Platzhalter-Button können dynamische Werte in Betreff und Text eingefügt werden. Diese werden beim Versand automatisch durch die tatsächlichen Werte ersetzt.
Verfügbare Platzhalter
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
{{RECIPIENT.SALUTATION}} | Anrede des Empfängers |
{{RECIPIENT.TITLE}} | Titel |
{{RECIPIENT.NAME1}} | Vorname |
{{RECIPIENT.NAME2}} | Nachname |
{{RECIPIENT.COMPANY}} | Firma |
{{RECIPIENT.STREET}} | Straße |
{{RECIPIENT.ZIP}} | PLZ |
{{RECIPIENT.CITY}} | Ort |
{{RECIPIENT.COUNTRY}} | Land |
{{RECIPIENT.EMAIL}} | |
{{RES.ID}} | Reservierungsnummer |
{{RES.ARRIVAL}} | Anreisedatum |
{{RES.DEPARTURE}} | Abreisedatum |
{{RES.NIGHTS}} | Anzahl Nächte |
{{RES.ADULTS}} | Anzahl Erwachsene |
{{RES.CHILDREN}} | Anzahl Kinder |
{{RES.TOTAL}} | Gesamtbetrag |
{{RES.NOTE}} | Notiz |
{{DOC.NUMBER}} | Dokumentnummer |
{{DOC.DATE}} | Dokumentdatum |
{{HOTEL.NAME}} | Hotelname |
{{HOTEL.STREET}} | Hotel Straße |
{{HOTEL.ZIP}} | Hotel PLZ |
{{HOTEL.CITY}} | Hotel Ort |
{{HOTEL.PHONE}} | Hotel Telefon |
{{HOTEL.EMAIL}} | Hotel E-Mail |
{{HOTEL.WEB}} | Hotel Website |
Zusätzlich für Gäste-Vorlagen und die Namensliste (werden je Empfänger ersetzt):
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
{{RECIPIENT.NAME}} | Name des Empfängers (bei gemeinsamer E-Mail alle Namen) |
{{ROOM.NAMES}} | Zimmer des Empfängers |
{{ROOM.ARRIVAL}} | Anreise des Empfängers |
{{ROOM.DEPARTURE}} | Abreise des Empfängers |
{{RES.GROUP_NAME}} | Gruppenname |
{{RES.NAME_LIST}} | Namensliste als Tabelle |
{{RES.NAME_LIST_MISSING}} | Anzahl fehlender Namen |
Standard-Anhänge
Pro Dokumenttyp können Standard-Anhänge hinterlegt werden (z.B. AGB, Anfahrtsbeschreibung). Diese werden bei jedem E-Mail-Versand des jeweiligen Dokumenttyps automatisch mitgesendet.