E-Mail an Gäste
Mit E-Mail an Gäste schreiben Sie alle Gäste einer Reservierung gleichzeitig an – zum Beispiel alle Teilnehmer einer Gruppe oder den anreisenden Gast, wenn dieser nicht der Buchende ist. Jeder Empfänger erhält eine eigene, persönliche E-Mail mit seiner Anrede, seinem Zimmer und seinen Reisedaten. Andere Empfängeradressen sind dabei nicht sichtbar.
Mit Namensliste anfordern bitten Sie den Buchenden (z. B. den Gruppenleiter) um die noch fehlenden Gästenamen. Eine Excel-Namensliste zum Ausfüllen wird automatisch angehängt.
Die Funktionen stehen den Rollen Büro und Rezeption zur Verfügung. Buchhaltung, Geschäftsführung und Administratoren haben ebenfalls Zugriff.
Aufruf
- Belegungsplan: Rechtsklick auf die Reservierung → E-Mail an Gäste bzw. Namensliste anfordern
- Reservierungsdialog: Menü Drucken → E-Mail an Gäste bzw. Namensliste anfordern
Namensliste anfordern wird nur angeboten, solange für die Reservierung weniger Gäste erfasst sind als Personen gebucht wurden. Bei stornierten Reservierungen und No-Shows stehen beide Funktionen nicht zur Verfügung. Eine neue Reservierung muss zuerst gespeichert werden.
Schritt 1 – Empfänger
Die Liste enthält den Hauptgast (Buchender) und alle Zimmergäste der Reservierung mit Zimmer und Aufenthaltszeitraum. Stornierte Zimmer werden nicht berücksichtigt.
| Hinweis | Bedeutung |
|---|---|
| E-Mail fehlt | Für den Gast ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt. |
| E-Mail ungültig | Die Adresse ist nicht korrekt aufgebaut. |
| Gleiche Adresse wie … | Mehrere Gäste nutzen dieselbe Adresse. Sie erhalten eine gemeinsame E-Mail, in der alle Namen genannt werden. |
| Bereits abgereist | Der Gast ist bereits ausgecheckt. |
| Firmenadresse | Die Adresse ist eine Firma, die Anrede entfällt ggf. |
- Vorausgewählt sind alle Gäste mit gültiger E-Mail-Adresse, die noch nicht abgereist sind. Bei Namensliste anfordern ist nur der Hauptgast vorausgewählt.
- Fehlende oder falsche Adressen tragen Sie direkt in der Spalte E-Mail ein. Beim Verlassen des Feldes wird die Adresse sofort in den Gaststammdaten gespeichert und der Gast ausgewählt.
- Über den Stift-Button öffnen Sie die vollständige Gastadresse.
- Alle mit E-Mail auswählen und Auswahl aufheben helfen bei großen Gruppen. Oben rechts sehen Sie, wie viele E-Mails an wie viele Empfänger versendet werden.
Schritt 2 – Inhalt
- Vorlage: Wählen Sie eine Gäste-Vorlage (z. B. „Anreiseinformation") oder bei der Namensliste die Vorlage „Namensliste". Betreff und Text werden übernommen und können frei angepasst werden.
- Platzhalter einfügen: Platzhalter werden für jeden Empfänger einzeln ersetzt. Besonders nützlich:
| Platzhalter | Inhalt |
|---|---|
{{RECIPIENT.NAME}} | Name des Empfängers – bei einer gemeinsamen E-Mail alle Namen („Anna Muster und Max Muster") |
{{RECIPIENT.SALUTATION}} | Anrede (entfällt bei gemeinsamen E-Mails mit unterschiedlicher Anrede) |
{{ROOM.NAMES}} | Zimmer des Empfängers |
{{ROOM.ARRIVAL}} / {{ROOM.DEPARTURE}} | Persönliche An- und Abreise des Empfängers |
{{RES.GROUP_NAME}} | Gruppenname der Reservierung |
{{RES.NAME_LIST}} | Tabelle mit allen Zimmern, gebuchten Personen, erfassten Gästen und fehlenden Namen |
{{RES.NAME_LIST_MISSING}} | Anzahl der noch fehlenden Namen |
Der Hauptgast ohne eigenes Zimmer erhält bei den Zimmer-Platzhaltern die Daten der gesamten Reservierung.
- Anhänge: Über Datei anhängen fügen Sie z. B. Anfahrtsplan oder Programm hinzu (PDF, Bilder, Office-Dokumente, Text/CSV oder Kalenderdateien bis 10 MB). Anhänge gehen an alle Empfänger. Bei Namensliste anfordern ist die Excel-Namensliste bereits angehängt und kann bei Bedarf entfernt werden.
Die Namensliste enthält je Zimmer eine Zeile pro gebuchter Person. Bereits erfasste Gäste sind vorausgefüllt, für fehlende Personen bleiben die Zeilen zum Ausfüllen frei (Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, E-Mail).
Schritt 3 – Vorschau & Versand
Links sehen Sie alle zu versendenden E-Mails, rechts die Vorschau der ausgewählten E-Mail mit Empfänger, Betreff und Anhängen – genau so, wie sie der Gast erhält.
Mit E-Mail(s) senden werden die E-Mails nacheinander verschickt. Der Status wird je Empfänger angezeigt (wartend, wird gesendet, versendet, fehlgeschlagen). Schlägt der Versand an einzelne Empfänger fehl, versenden Sie diese mit Fehlgeschlagene erneut senden erneut – bereits versendete E-Mails werden nicht doppelt verschickt.
E-Mail-Verlauf
Im Reservierungsdialog zeigt der Reiter E-Mails alle zu dieser Reservierung versendeten E-Mails – auch Bestätigungen, Angebote oder Rechnungen – mit Datum, Benutzer, Art, Empfänger, Betreff und Versandstatus. Bei fehlgeschlagenen E-Mails wird die Fehlermeldung angezeigt.
Vorlagen verwalten
Gäste-Vorlagen und die Vorlage „Namensliste" pflegen Sie unter System → E-Mail-Vorlagen (siehe E-Mail-Vorlagen).