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Dokumente versenden

Für jede Reservierung können Sie direkt aus dem System Angebote und Reservierungsbestätigungen als PDF erstellen, in der Vorschau prüfen und per E-Mail versenden oder ausdrucken.

Wo sind die Funktionen erreichbar?​

Die Dokument-Funktionen stehen an drei Stellen zur Verfügung:

1. Belegungsplan – Kontextmenü​

Rechtsklick auf eine Reservierung im Belegungsplan öffnet das Kontextmenü. Unter Drucken und Nachricht senden finden Sie:

  • Angebot – erstellt ein Angebots-PDF für die Reservierung (nur bei Reservierungen vom Typ „Angebot")
  • Angebots-Erinnerung – erstellt eine Erinnerung an ein bereits versendetes Angebot (nur bei Reservierungen vom Typ „Angebot")
  • Optionsbestätigung – erstellt eine Optionsbestätigung (nur bei Reservierungen vom Typ „Option")
  • Bestätigung – erstellt eine Reservierungsbestätigung (bis zum ersten Check-in)
  • Anreise-Erinnerung (bis zum ersten Check-in)
  • Danke & Bewertung (nachdem alle Zimmer ausgecheckt sind)
  • Meldeschein (sobald einem Zimmer ein Gast zugewiesen ist)
  • E-Mail an Gäste – persönliche E-Mail an alle Gäste der Reservierung, siehe E-Mail an Gäste
  • Namensliste anfordern (solange Gästenamen fehlen), siehe E-Mail an Gäste

2. Reservierungsdialog (Bearbeiten)​

Im Dialog zum Bearbeiten einer Reservierung bietet das Druck-Menü dieselben Dokumente unter denselben Bedingungen an wie das Kontextmenü im Belegungsplan.

3. Reservierungs-Assistent​

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Reservierung führt der Assistent im letzten Schritt automatisch zum passenden Dokument:

  • Reservierungstyp Angebot → Angebots-PDF
  • Reservierungstyp Option → Optionsbestätigungs-PDF (verwendet dieselbe Vorlage wie das Angebot, mit angepasstem Titel und Dateinamen)
  • Alle anderen Reservierungstypen → Bestätigungs-PDF

Ablauf: Dokument erstellen und versenden​

  1. Funktion aufrufen (Kontextmenü, Dialog oder Assistent)
  2. Die PDF-Vorschau öffnet sich – das Dokument wird sofort generiert
  3. Im Auswahlmenü oben kann ein anderes Template gewählt werden (falls mehrere hinterlegt sind)
  4. E-Mail senden: E-Mail-Adresse prüfen und auf E-Mail senden klicken → das PDF wird automatisch an den Gast übermittelt
  5. Das versendete Dokument wird automatisch in der Dateiliste der Reservierung gespeichert

Voraussetzung: Template hinterlegen​

Damit ein Dokument generiert werden kann, muss in den System → Templates mindestens ein Template vom passenden Typ (Angebot, Angebots-Erinnerung oder Bestätigung) hinterlegt sein.

tipp

Für Angebote und Bestätigungen stehen Standard-Templates als Ausgangspunkt bereit. Diese können Sie individuell anpassen und über den Datei-Upload in den Einstellungen hinterlegen.

Unterschied Angebot vs. Bestätigung​

AngebotBestätigung
Titelzeile„Angebot"„Reservierungsbestätigung"
Anrede„hiermit unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot …"„hiermit bestätigen wir Ihren Aufenthalt …"
GültigkeitsdatumProminent als orangefarbene Box obenAls optionale Angabe im Anreden-Block
InhaltZimmer, Kategorien, Anzahlungen, HinweiseIdentisch
info

Das Gültigkeitsdatum des Angebots (Angebot gültig bis) wird aus dem Feld Angebot gültig bis der Reservierung übernommen und nur angezeigt, wenn es befüllt ist.

Kaution auf Angebot und Bestätigung​

Modul-Lizenz erforderlich

Der Kautions-Block auf Angebot und Bestätigung erscheint nur mit aktivem Lizenzmodul Kautionsverwaltung. Ohne das Modul werden Kautionen weder erfasst noch auf den Dokumenten ausgewiesen.

Sobald zu einer Reservierung eine oder mehrere Leistungen mit hinterlegter Kaution gebucht sind, erscheint auf dem Angebot bzw. der Bestätigung automatisch der Block „Kaution".

Der Block enthält:

  • eine Zeile pro Kaution mit Bezeichnung und Betrag
  • die Gesamtsumme aller offenen Kautionen
  • einen frei anpassbaren Erklärungstext aus dem Textbaustein kaution_info

Der Textbaustein wird bei einer Neuinstallation mit einem Vorschlag angelegt und kann jederzeit unter System → Textbausteine (Schlüssel kaution_info) angepasst werden – z.B. um die Höhe, den Zweck, die Rückzahlungsmodalitäten oder den Zahlungsweg zu erläutern.

tipp

Ist zu keiner Leistung eine Kaution hinterlegt, entfällt der Block automatisch – Angebot und Bestätigung bleiben schlank.

Gespeicherte Dokumente​

Alle versendeten/gedruckten Dokumente werden in der Reservierung unter Dateien archiviert. Sie können dort jederzeit erneut abgerufen werden.

Angebots-Erinnerung​

Mit der Angebots-Erinnerung können Sie Gäste an ein offenes Angebot erinnern, das bereits versendet wurde.

Voraussetzungen​

Die Funktion ist nur verfügbar, wenn:

  1. Die Reservierung den Typ Angebot hat (noch nicht bestätigt)
  2. Das Angebot bereits versendet oder gedruckt wurde

Manueller Versand​

Die Angebots-Erinnerung kann über das Druck-Menü im Reservierungsdialog oder das Kontextmenü im Belegungsplan versendet werden.

info

Wurde bereits eine Erinnerung gesendet, erscheint ein Hinweis mit dem Datum des letzten Versands. Sie können trotzdem erneut versenden.

Automatischer Versand​

In den System → Allgemein → Reservierung kann der automatische Versand aktiviert werden:

  • Automatisch versenden – aktiviert/deaktiviert den Auto-Versand
  • Tage vor Ablauf – Anzahl Tage vor Ablauf der Angebotsgültigkeit, ab wann die Erinnerung versendet wird (Standard: 3)

Der automatische Versand wird einmal täglich nach dem Tagesabschluss geprüft. Reservierungen, die bereits eine Erinnerung erhalten haben oder deren Angebotsgültigkeit bereits abgelaufen ist, werden übersprungen.

Inhalt des Dokuments​

Die Angebots-Erinnerung enthält dieselben Informationen wie das Original-Angebot:

  • Zimmer, Preise, Leistungen
  • Zahlungsbedingungen
  • Verbleibende Gültigkeit (Tage bis zum Ablauf, bzw. Hinweis „abgelaufen")

Der Grußtext kann über den Textbaustein angebotserinnerung_gruss individuell angepasst werden.