Reservierung erstellen & bearbeiten
Der Reservierungsdialog ist das zentrale Formular für die Verwaltung von Reservierungen in GASTO Hotel. Hier erfassen und bearbeiten Sie alle Daten einer Buchung: Gastdaten, Aufenthaltszeitraum, Zimmerzuweisung, Leistungen und Abrechnungen.
Der Dialog wird aus verschiedenen Bereichen der Anwendung geöffnet:
- Aus dem Belegungsplan (Drag & Drop, Kontextmenü, Doppelklick)
- Aus dem Reservierungsbuch
- Aus der Check-in/Check-out-Liste
- Aus der Zimmerauskunft
Gast auswählen · Zimmer zuweisen oder ändern · Leistung hinzubuchen · Rechnungsempfänger aufteilen & Rechnung erstellen · Anzahlung erfassen · Stornieren / No-Show
Schritt-für-Schritt-Kurzanleitungen finden Sie unter Häufige Aufgaben: Reservierungen.
Kopfbereich
Titel
- Neue Reservierung: „Reservierung erstellen"
- Bestehende Reservierung: „Reservierung bearbeiten #[Nummer]"
Statusanzeige
Bei bestehenden Reservierungen wird der aktuelle Status als Fortschrittsanzeige dargestellt.
Vor dem Check-in (Reservierungstyp):
| Schritt | Typ |
|---|---|
| Angebot | Die Reservierung ist ein unverbindliches Angebot |
| Option | Die Reservierung ist eine Option (mit Gültigkeitsdatum) |
| Definitive Reservierung | Die Reservierung ist verbindlich bestätigt |
| Garantierte Reservierung | Die Reservierung ist garantiert (z.B. durch Kreditkarte) |
Nach dem Check-in (Aufenthaltsstatus):
| Schritt | Status |
|---|---|
| Eingecheckt | Der Gast ist angereist |
| Ausgecheckt | Der Gast ist abgereist |
| Storniert | Die Reservierung wurde storniert |
| No-Show | Der Gast ist nicht erschienen |
Gültig bis
Bei Angeboten und Optionen wird zusätzlich ein Feld Gültig bis angezeigt, in dem Sie das Ablaufdatum festlegen können.
Tab 1 – Reservierung
Dieser Tab enthält die Hauptdaten der Reservierung, aufgeteilt in Gastdaten (links) und Reservierungsdaten (rechts).
Gastdaten (linke Seite)
Kundentyp
Wählen Sie den Typ des Gastes:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Person | Einzelperson |
| Familie | Familienbuchung |
| Firma | Unternehmensbuchung |
Geschlecht (nur bei Person)
Wählen Sie: Weiblich oder Männlich
Name
| Feld | Beschreibung | Pflichtfeld |
|---|---|---|
| Nachname / Firmenname | Name des Gastes oder der Firma | Ja |
| Vorname | Vorname (nur bei Person) | Nein |
| Anrede | Auswahl aus den Definitionen | Nein |
| Titel | Akademischer Titel aus den Definitionen | Nein |
Beim Eingeben des Nachnamens wird eine Echtzeit-Suche durchgeführt. Bestehende Gäste werden als Vorschläge angezeigt und können direkt übernommen werden.
Wenn die Vorschlagsliste geöffnet ist, springt die Tab-Taste ins nächste Feld und übernimmt keinen Vorschlag automatisch. Mit Enter kann ein Vorschlag weiterhin gezielt ausgewählt werden.
Der Eintrag Nachname / Firmenname ist ein hartes Pflichtfeld. Speichern ist nicht möglich, solange das Feld leer ist, auch wenn Sie zuvor auf den Tab Weitere Angaben gewechselt haben.
Adresse
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Straße | Straße und Hausnummer |
| PLZ | Postleitzahl (mit automatischer Ortssuche) |
| Ort | Stadt |
| Bundesland | Bundesland / Region |
| Land | Land (Dropdown) |
| Sprache | Bevorzugte Sprache |
Weitere Personendaten (nur bei Person)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nationalität | Staatsangehörigkeit |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum |
| Geburtsort | Geburtsort |
| Ausweisnummer | Personalausweis- oder Reisepassnummer |
Kontakt
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Telefon | Telefonnummer |
| E-Mail-Adresse | |
| KFZ-Kennzeichen | Kennzeichen des Fahrzeugs |
| USt-IdNr. | Umsatzsteuer-ID (nur bei Firma) |
Reservierungsdaten (rechte Seite)
Personenanzahl
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Erwachsene | Anzahl der erwachsenen Gäste (Chip-Auswahl oder direkte Zahleneingabe per Tastatur) |
| Kinder | Anzahl der Kinder (Chip-Auswahl oder direkte Zahleneingabe per Tastatur) |
Aufenthaltszeitraum
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Check-in | Anreisedatum |
| Check-out | Abreisedatum |
| Late Check-in | Abweichende Anreisezeit (z.B. bei später Ankunft) |
| Late Check-out | Abweichende Abreisezeit (z.B. bei spätem Check-out) |
Kurtaxe
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tarif 1 | Anzahl Personen mit Tarif 1 |
| Tarif 2 | Anzahl Personen mit Tarif 2 |
| Tarif 3 | Anzahl Personen mit Tarif 3 |
| Befreit | Anzahl von der Kurtaxe befreiter Personen |
Bettensteuer
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Von der Bettensteuer befreit | Für diese Reservierung wird keine Bettensteuer (bzw. Kulturförderabgabe/Gästetaxe) berechnet |
Die Befreiung gilt für die gesamte Reservierung. Typischer Anwendungsfall ist eine beruflich veranlasste Übernachtung, für die der Gast eine Arbeitgeberbescheinigung vorlegt. Bereits abgerechnete oder durch den Tagesabschluss gesperrte Steuerpositionen bleiben unverändert bestehen.
Zimmerattribute
Wählen Sie gewünschte Zimmerattribute (z.B. Balkon, Meerblick), die bei der Zimmerzuweisung berücksichtigt werden sollen.
Zimmer / Kategorien
Je nach Buchungsmodus können Sie entweder konkrete Zimmer oder Zimmerkategorien zuweisen:
- Zimmer hinzufügen: Wählen Sie ein spezifisches Zimmer für die Reservierung
- Kategorie hinzufügen: Weisen Sie eine Zimmerkategorie zu (das konkrete Zimmer wird später zugewiesen)
Über die Tabelle können Sie die Zuweisungen bearbeiten oder entfernen.
Bei Mehrzimmer-Reservierungen steht oberhalb der Zimmertabelle die Aktion Personen verteilen zur Verfügung.
Im Dialog Zimmer bearbeiten stehen die Bereiche Standardpreis / Manueller Preis sowie Gäste zur Verfügung.
Beim Manuellen Preis wählen Sie neben der Abrechnungseinheit auch den MwSt.-Satz der Übernachtung. Vorbelegt ist der Satz der Zimmerkategorie; er wird so auch auf der Rechnung ausgewiesen.
Tab 2 – Weitere Angaben
Dieser Tab enthält zusätzliche Daten zur Reservierung.
Anzahlungen (linke Seite)
Werte, die hier in der Reservierung erfasst werden, haben immer Vorrang vor allen Systemeinstellungen. Beim Anlegen einer neuen Reservierung werden die Vorschlagswerte je nach Konfiguration entweder aus der Zimmerkategorie oder aus den systemweiten Standardwerten übernommen. Die Quelle wird in den Grundeinstellungen über die Option Anzahlung aus Zimmerkategorie festgelegt.
Anzahlung nach Buchung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Prozent | Anzahlung in Prozent des Gesamtbetrags |
| Betrag | Absoluter Anzahlungsbetrag in Euro |
| Fällig am | Fälligkeitsdatum |
Ein Badge zeigt an, ob die Anzahlung bereits bezahlt wurde: Anzahlung vollständig Anzahlung offen Anzahlung überfällig
Der Betrag wird automatisch nachgeführt, sobald sich der Gesamtpreis ändert – etwa wenn Sie beim Anlegen der Reservierung noch eine Leistung hinzubuchen, Zimmer oder Zeitraum ändern. Grundlage sind Zimmer, Leistungen und Kurtaxe/Bettensteuer.
Tragen Sie den Betrag von Hand ein, gilt er als fest vereinbart und wird bei späteren Preisänderungen nicht mehr überschrieben. Der Prozentwert wird dabei passend zurückgerechnet. Möchten Sie wieder zur automatischen Berechnung zurück, ändern Sie einfach den Prozent-Wert.
Sobald für die Reservierung ein Angebot oder eine Reservierungsbestätigung erzeugt wurde, sind Prozent, Betrag und Fälligkeit beider Anzahlungen gesperrt (Schloss-Symbol). Der Gast hat das Dokument mit dem ausgewiesenen Anzahlungsbetrag bereits erhalten – dieser darf sich nachträglich weder automatisch noch manuell ändern.
Anzahlung vor Anreise
Analog zur ersten Anzahlung, mit separaten Prozent-, Betrags- und Fälligkeitsfeldern.
Kreditkarte
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Kartentyp (Visa, Mastercard, AMEX etc.) |
| Gültig bis | Ablaufmonat und -jahr |
| Kartennummer | Kartennummer |
| Karteninhaber | Name des Karteninhabers |
Über den Suchen-Button können bereits gespeicherte Kreditkarten des Gastes geladen werden.
Notizen
Freitextfeld für Notizen zur Reservierung (z.B. besondere Wünsche, Anmerkungen).
Klassifizierung (rechte Seite)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kundenkategorie | Einteilung des Kunden (z.B. VIP, Stammgast) – aus Kundenkategorien |
| Kundenherkunft | Woher der Gast kommt – aus Definitionen |
| Reservierungskategorie | Art der Reservierung – aus Definitionen |
| Reservierungsherkunft | Buchungskanal (z.B. Telefon, E-Mail, OTA) – aus Definitionen |
| Preisliste | Anzuwendende Preisliste |
| Arrangement | Gebuchtes Arrangement / Paket |
| Kontingent | Auswahl eines Kontingents |
| Gutscheinnummer | Gutschein-/Vouchernummer – wird persistent an der Reservierung gespeichert und auf der Rechnung ausgegeben, sofern gepflegt. |
| Kostenstelle Rechnungsempfänger | Frei erfassbare Kostenstelle des Rechnungsempfängers (z.B. bei Firmenkunden). Wird persistent an der Reservierung gespeichert und nur dann auf der Rechnung ausgegeben, wenn sie gepflegt ist. |
Tab 3 – Leistungen
In diesem Tab können Sie der Reservierung Leistungen zuweisen, die über den Zimmerpreis hinausgehen (z.B. Frühstück, Parkplatz, Spa-Zugang).
Im Tab-Header wird die aktuelle Anzahl der Leistungszeilen direkt als Badge angezeigt (z. B. Leistungen 4).
- Eine Tabelle zeigt alle bereits zugewiesenen Leistungen mit Mengen und Preisen.
- Über Leistung hinzufügen wählen Sie aus den verfügbaren Leistungen.
- Die Gesamtsumme wird am unteren Rand angezeigt.
Tab 4 – Abrechnung
Dieser Tab ist nur bei bestehenden Reservierungen verfügbar und bildet das Herzstück der Rechnungsstellung.
Im Tab-Header wird zusätzlich die Anzahl der vorhandenen Rechnungsempfänger angezeigt.
Empfänger-Boards
Die Abrechnung basiert auf dem Konzept von Rechnungsempfängern. Jeder Empfänger hat ein eigenes Board mit:
- Positionskarten: Einzelne Leistungspositionen (Zimmer/Leistung mit Daten, Nächten, Personen, Beträgen)
- Gesamtbetrag: Summe aller Positionen
- Bezahlt: Bereits geleisteter Betrag
- Offener Betrag: Noch zu zahlender Betrag
- Zahlungsbelege: Übersicht der bereits geleisteten Zahlungen (Belegnummer, Datum, Zahlungsart, Betrag)
- Rechnungen: Erstellte Rechnungen (Rechnungsnummer, Datum, Druckstatus, Betrag)
Wenn zu einem Empfänger bereits Rechnungen existieren, orientiert sich der im Board-Kopf angezeigte Gesamtbetrag mindestens an der bereits fakturierten Summe. Dadurch bleiben Kopfstatistik und Rechnungs-Karten auch bei älteren Datenbeständen konsistent.
Nach einem Storno kann für den Empfänger wieder eine neue Rechnung erstellt werden; stornierte Rechnungen und Stornorechnungen zählen dabei nicht als gültige Rechnung. Sie sind auf ihren Karten mit Storniert bzw. Storno gekennzeichnet, verweisen auf die jeweils andere Rechnung und zeigen keinen offenen Betrag.
Differenz zur Rechnung
Weicht der gespeicherte Stand der Reservierung vom bereits abgerechneten Betrag ab, zeigt das Board einen Hinweis mit dem Differenzbetrag (Noch nicht abgerechnet bzw. Mehr abgerechnet als gebucht). Über Neu abrechnen wird die gültige Rechnung storniert und direkt eine neue Rechnung zum aktuellen Stand erstellt; Zahlungen gehen auf die neue Rechnung über. Siehe auch Reservierung nach der Rechnung geändert.
Wenn für den aktuell ausgewählten Rechnungsempfänger aktive Rechnungen mit offenem Betrag vorhanden sind, werden beim Öffnen der Abrechnung Hinweise aus dem Kontext Rechnung eingeblendet.
Positionen verschieben
Positionen können per Drag & Drop zwischen Empfängern verschoben werden:
- Übernehmen: Die gesamte Position wird auf den anderen Empfänger übertragen
- Aufteilen: Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Betrag splitten können
Aktionen (rechte Seite)
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Empfänger hinzufügen | Fügt einen neuen Rechnungsempfänger hinzu |
| Empfänger-Assistent | Automatische Vorschläge für die Empfänger-Zuordnung |
| Anreisende als Empfänger | Übernimmt alle anreisenden Gäste als separate Empfänger |
| Gesamtrechnung | Erstellt eine Gesamtrechnung über alle Positionen |
| Einzelrechnungen | Erstellt separate Rechnungen je Empfänger |
Empfänger-Assistent
Der Empfänger-Assistent bietet zwei Modi:
Tab „Einfach"
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Alles an Inhaber | Entfernt alle Zuweisungen – der Reservierungsinhaber erhält den gesamten Betrag |
| Ein Empfänger prozentual | Ein bestimmter Prozentsatz geht an einen Empfänger, der Rest an den Inhaber |
| Mehrere Empfänger prozentual | Individuelle Prozentsätze für mehrere Empfänger, Rest an Inhaber |
| Fester Betrag | Ein fester Euro-Betrag wird proportional auf alle Positionen verteilt |
Tab „Erweitert"
Der Erweitert-Tab zeigt kontextabhängig nur die Optionen an, die für die aktuelle Reservierung relevant sind:
| Option | Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Gästebasierte Leistungszuordnung | Leistungen mit Gastzuordnung vorhanden | Leistungen, die einem Gast zugeordnet sind, werden automatisch dessen Empfänger-Konto zugewiesen |
| Firma zahlt Zimmer, Gast zahlt Extras | Firmen- und Personen-Empfänger vorhanden | Zimmerkosten → Firma, persönliche Leistungen → Gast. Optional einzelne Leistungen der Firma zuweisen (z. B. Frühstück) |
| Zimmerweise Zuordnung | ≥ 2 Zimmer mit zuordenbaren Gästen | Jedes Zimmer + dessen Leistungen gehen an den eingetragenen Gast |
| Zeitraumbasierte Aufteilung | ≥ 2 Nächte + ≥ 2 Empfänger | Kosten nach Datum splitten (z. B. Mo–Fr → Firma, Sa–So → Privatgast) |
| Budget-Limit / Kostendach | ≥ 2 Empfänger | Empfänger A zahlt bis max. X € (gesamt oder pro Nacht), Überschuss → Empfänger B |
| Leistungstyp-basierte Zuordnung | ≥ 2 Leistungsgruppen + ≥ 2 Empfänger | Leistungen nach Kategorie verschiedenen Empfängern zuweisen (z. B. Gastronomie → Firma) |
Die Vorschau-Leiste oben zeigt in Echtzeit, wie die Verteilung aussehen wird – bei mehreren Empfängern mit farbigen Segmenten.
Tab „Meldeschein (AVS)"
Nur sichtbar mit dem Lizenzmodul Kurkarten-System bei gespeicherten Reservierungen. Der Tab zeigt je Zimmer den elektronischen Meldeschein beim AVS-Kurkarten-System: Status, Meldeschein-Nummer, die von AVS berechnete Kurtaxe sowie die Gäste mit AVS-Kategorie und digitaler Gästekarte. Über Übertragen, Drucken und Stornieren steuern Sie den Meldeschein je Zimmer.
Ist ein Meldeschein übertragen, ersetzt der AVS-Betrag die von GASTO berechnete Kurtaxe. Details siehe AVS-Meldeschein.
Fußzeile
Die Fußzeile des Dialogs enthält folgende Schaltflächen:
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Gast suchen | Öffnet die Gastsuche, um einen bestehenden Gast zu laden |
| Zimmer / Kategorie hinzufügen | Fügt ein weiteres Zimmer oder eine Kategorie zur Reservierung hinzu | | Leistung hinzufügen | Fügt eine weitere Leistung hinzu | | Anzahlung erfassen | Erfasst eine Anzahlung (nur nach gespeichertem Stand; bei ungespeicherten Änderungen zuerst speichern). Ist die Schaltfläche deaktiviert, erscheint beim Überfahren ein Hinweistext. | | Aktionen | Dropdown-Menü mit weiteren Aktionen (Check-in, Stornieren, No-Show etc.) | | Drucken | Dropdown-Menü zum Drucken (Bestätigung, Rechnung etc.) | | Löschen | Löscht die Reservierung (nur bei Neuanlage oder wenn noch nicht verwendet) | | Speichern | Speichert alle Änderungen |