Mitarbeiterberichte / Bediener-Abschluss
Die Mitarbeiterberichte dokumentieren, welcher Bediener an welchem Tag welchen Umsatz erzielt hat. Sie dienen der internen Schicht-Übergabe zwischen Mitarbeitern (z. B. Früh- und Spätschicht) und protokollieren zusätzlich die tatsächlich in der Kasse gezählte Bargeldsumme sowie optional eine Bargeld-Übergabe an einen Vorgesetzten.
Ein manuell erstellter Mitarbeiterbericht ist ein Zwischenstand – er zeigt alle Umsätze des Bedieners seit dem letzten Tagesabschluss und wird als PDF gespeichert, aber der Bediener-Zähler wird nicht zurückgesetzt.
Der Reset (Bediener-Zähler auf 0) erfolgt automatisch beim Tagesabschluss (Z-Abschluss): dort wird pro Bediener mit Umsatz im Tageszeitraum ein finaler Mitarbeiterabschluss angelegt, damit im Nachgang nachvollzogen werden kann, wieviel Umsatz an welchem Tag bei welchem Bediener zustande kam.
Mitarbeiterberichte haben keine steuerliche Relevanz und werden nicht in die TSE gestellt. Der Z-Abschluss läuft weiterhin einmal pro Tag zusätzlich.
Wann sollte man einen Mitarbeiterbericht erstellen?
- Am Ende jeder Schicht, bevor die Kasse an den nächsten Mitarbeiter übergeben wird (Kassenzählung + Übergabe dokumentieren).
- Immer wenn zwischendurch eine Zwischenkassensturz-Dokumentation benötigt wird.
- Ein automatischer, finaler Mitarbeiterabschluss entsteht zusätzlich beim Tagesabschluss – er muss also nicht manuell gemacht werden.
Wechsel-Beispiel
Bediener A macht die Vormittagsschicht und erstellt einen Mitarbeiterbericht. Bediener B übernimmt für eine Stunde. Danach steht A wieder an der Kasse. Erstellt A jetzt einen neuen Bericht, zeigt dieser weiterhin den gesamten Tagesumsatz von A (Vormittag + Nachmittag). Erst der Tagesabschluss am Abend legt den finalen Mitarbeiterabschluss an und setzt A's Zähler zurück.
Ablauf
- Menü Finanzen → Mitarbeiterberichte öffnen.
- Auf Neuer Mitarbeiterbericht klicken.
- Der Assistent zeigt die Umsatz-Summen des Zeitraums (seit dem letzten Tagesabschluss):
- Umsatz brutto / bar / unbar
- Anzahl Belege, Rechnungen und Storni
- Trinkgeld bar / unbar
- Optional die Kassenzählung, die Bargeld-Übergabe und eine Bemerkung eintragen.
- Auf Bericht erstellen klicken.
- Der Bericht wird sofort als PDF erzeugt und kann gedruckt werden.
Trinkgeld-Ausbuchung
In den System → Allgemein kann als Trinkgeld-Auszahlungsmodus „Beim Mitarbeiterabschluss ausbuchen" gewählt werden. In diesem Fall werden alle bar erfassten Trinkgelder des Zeitraums automatisch beim finalen Mitarbeiterabschluss (der beim Tagesabschluss läuft) als Ausgabe im Kassenbuch gebucht – pro Mitarbeiter. Zwischenberichte lösen keine Trinkgeld-Ausbuchung aus, damit es zu keinen Doppelbuchungen kommen kann.
Die anderen Modi (Sofort ausbuchen oder Beim Tagesabschluss ausbuchen) bleiben unverändert verfügbar.
Berechtigungen
- Rezeption / Büro / Buchhaltung können eigene Mitarbeiterberichte erstellen und sehen nur die eigenen Einträge.
- Buchhalter (und höhere Rollen) können Berichte für andere Mitarbeiter erstellen und sehen alle Einträge. Im Assistent erscheint dann eine zusätzliche Mitarbeiter-Auswahl, in der Übersicht ein Filter.
Tabellenspalten
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Belegnummer (Präfix SA-) |
| Typ | Bericht = manueller Zwischenstand, Abschluss = automatisch beim Tagesabschluss |
| Mitarbeiter | Bediener, für den der Bericht gilt |
| Beginn / Ende | Zeitraum des Berichts |
| Gesamt | Umsatz brutto |
| Barzahlungen | Summe bar kassiert |
| Trinkgeld bar | Bar erfasstes Trinkgeld im Zeitraum |
| Kassen-Soll / Kassen-Ist | Erwarteter Bar-Saldo und tatsächlich gezählter Betrag |
| Differenz | Kassen-Ist − Kassen-Soll |
| Übergabe | An Vorgesetzten übergebenes Bargeld |
| Abgeschl. von | User, der den Bericht ausgelöst hat (bei Fremdbericht ≠ Mitarbeiter; bei Auto-Abschluss = User, der den Tagesabschluss gestartet hat) |