Gutscheinverwaltung

Die Gutscheinverwaltung verwaltet Ein- und Mehrzweckgutscheine (Wertgutscheine) inklusive Teileinlösung. Verkaufte Gutscheine werden über einen fortlaufenden Nummernkreis (GS-{YYYY}-NNNNNN) und einen menschenlesbaren Einlösungscode (GS-XXXX-XXXX) eindeutig identifiziert; der Code lässt sich auch ohne QR-Scanner manuell eintippen.

Berechtigung

Diese Seite ist für die Rollen Rezeption und Buchhaltung sichtbar. Geschäftsführung und Administratoren haben ebenfalls Zugriff.

info

Das Modul ist kostenpflichtig lizenziert. Ohne aktive Gutschein-Lizenz sind sowohl der Menüpunkt „Gutscheinverwaltung" als auch die Zahlungsart „Gutschein" in Kasse und Reservierung ausgeblendet.

Ein- oder Mehrzweckgutschein?

Der Gesetzgeber unterscheidet seit 2019 (§3 Abs. 13–15 UStG) zwei Gutscheintypen:

Typ	Was ist das?	Umsatzsteuer
Einzweckgutschein (EZG)	Leistung, Ort und Steuersatz stehen bei Ausgabe fest. Beispiel: „Massage-Gutschein 90 min, 19 % USt".	Wird bei Verkauf fällig. Einlösung ist steuerlich neutral.
Mehrzweckgutschein (MZG)	Der Gutschein ist für beliebige Leistungen einlösbar oder umfasst Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen. Beispiel: „Wertgutschein 100 € – einlösbar für Übernachtung, Restaurant, Wellness".	Wird erst bei Einlösung fällig. Der Verkauf ist USt-frei (Verbindlichkeit).

Wichtig für Hotellerie & Gastronomie

Sobald das Haus Leistungen mit mehreren Steuersätzen fakturiert (typisch: 7 % Übernachtung + 19 % Restaurant/Wellness) und der Gutschein für beliebige Leistungen einlösbar ist, muss es ein Mehrzweckgutschein sein. Einzweckgutscheine sind nur zulässig, wenn der einlösbare Leistungsumfang eindeutig einem Steuersatz zugeordnet ist.

Daher legt GASTO neue Voucher-Artikel standardmäßig als Mehrzweckgutschein an; der Wechsel auf Einzweck erzeugt eine Warnung.

Voucher-Artikel im Stammdaten-Master

Ein Gutscheinverkauf setzt einen entsprechend markierten Artikel voraus. In den Leistungs-Stammdaten wird beim Anlegen eines Artikels die Option „Verkaufsart" auf einen der beiden neuen Werte gesetzt:

„Gutschein (Mehrzweck)" – Standard, keine feste MwSt-Zuweisung nötig
„Gutschein (Einzweck)" – MwSt-Satz muss gepflegt sein (z. B. 19 %)

Der Preis kann fix hinterlegt werden (Standard-Werte wie „50 €", „100 €") oder beim Verkauf im POS als freier Betrag eingegeben werden.

Verkauf über den Rezeptions-POS

Kassenverkauf → Position hinzufügen: einen Voucher-Artikel auswählen (ggf. Betrag anpassen).
Empfänger (optional): Adresse und/oder E-Mail hinterlegen, damit der Gutschein einer Person zugeordnet ist. Bleibt das Feld leer, ist der Gutschein ein Inhabergutschein.
Zahlung wie gewohnt (Bar/EC/Karte). Der Verkauf wird TSE-signiert und – bei Bar – automatisch im Kassenbuch gebucht.
Nach erfolgreichem Verkauf zeigt GASTO die Gutscheinnummer und den Einlösungscode groß an, damit der Kassierer ihn dem Gast vorlesen bzw. den ausgedruckten Beleg übergeben kann.

TSE-Verhalten

Bei Einzweckgutscheinen wird die Sale-Zeile mit dem hinterlegten Steuersatz signiert (ChargeItem 19 % bzw. 7 %). Bei Mehrzweckgutscheinen wird die Verkaufszeile ohne Umsatzsteuer signiert – die Steuer fällt erst bei Einlösung an.

Einlösung

Ein Gutschein wird über den Einlösungs-Dialog abgewickelt. Dieser lässt sich aus mehreren Kontexten öffnen:

Rezeptions-POS – Zahlungsart „Gutschein" im Checkout
Reservierungs-Rechnung – Zahlungsart „Gutschein" im Zahlungs-Modal
Reservierungs-Bearbeiten – Kontextmenü Aktionen → Gutschein einlösen für eine schnelle Anzahlung per Gutschein, ohne den Abrechnungs-Assistent zu öffnen. Der Betrag wird als Anzahlung (Zahlungsoption „Gutschein") auf den Rechnungsempfänger der Reservierung gebucht und erscheint anschließend in der Abrechnung und – als „Bereits angezahlt" – in der Inforechnung.

Im Dialog kann der Code entweder manuell (uppercase, Bindestriche optional) oder – falls vorhanden – per QR-Scanner eingegeben werden.

Nach der Prüfung zeigt der Dialog:

Restwert des Gutscheins
Warnungen, z. B. „abgelaufen" (blockiert die Einlösung nicht, bittet aber um Rückfrage beim Gast)
Einlösebetrag – vorbelegt mit min(Restwert, offene Summe), frei änderbar (Teileinlösung)

Nach Bestätigung wird der Betrag vom Restwert des Gutscheins abgezogen. Der Rest bleibt gültig; der Status wechselt automatisch:

Restwert	Status
entspricht Gesamtwert	Aktiv
kleiner als Gesamtwert, größer 0	Teileingelöst
0	Eingelöst

Restwert-Beleg nach Teileinlösung

Bleibt nach der Einlösung noch Guthaben übrig, zeigt das System automatisch einen Restwert-Beleg als PDF-Vorschau an (druckbar, damit der Kunde ihn mitnehmen kann). Der Beleg dokumentiert:

Ursprünglicher Gutscheinwert
Bisher eingelöste Summe (inkl. Hinweis auf die soeben gebuchte Einlösung)
Verbleibendes Guthaben (prominent hervorgehoben)
Gutschein-Nr., Code + QR-Code (identisch zum Original – der Kunde löst den Rest jederzeit mit demselben Code weiter ein)
Gültig bis

Der Beleg wird bei jedem Aufruf frisch erzeugt (kein persistenter Anhang am Gutschein) und kann bei Bedarf jederzeit über die Aktion „Restwert-Beleg drucken" im Gutschein-Detail-Modal manuell erneut generiert werden.

Für die Vorlage steht ein eigener Dokumententyp Gutschein-Restwert zur Verfügung, der über System → Vorlagen angepasst werden kann. Der Fließtext ist über den Textbaustein gutschein_restwert_hinweis konfigurierbar.

Verwaltungs-Seite

Über Finanzen → Gutscheine öffnet sich die Übersicht. Die Kachel-Kennzahlen zeigen auf einen Blick:

Ausgegeben (Gesamt) – Summe aller Gutscheinwerte im Zeitraum
Offene Verbindlichkeit – Summe aller Restwerte (relevant für die Bilanz)
Aktive Gutscheine – noch (teilweise) einlösbar
Vollständig eingelöst – Zähler für abgeschlossene Gutscheine
Abgelaufen – aktive bzw. teileingelöste Gutscheine, deren „Gültig bis“ vor dem heutigen Datum liegt

Filter: Zeitraum, Status, Typ und Freitext-Suche (Nummer, Code, Empfänger, Bezeichnung).

Im Kontextmenü einer Zeile stehen:

Details anzeigen – vollständige Ansicht inkl. Einlösungshistorie
Gutschein drucken – PDF neu erzeugen und als Datei ausgeben
Restwert-Beleg drucken – nur für teileingelöste Gutscheine; erzeugt einen PDF-Beleg mit dem aktuell verbleibenden Guthaben (der Gutschein-Code bleibt unverändert gültig)
Gültigkeit verlängern – nur für aktive/teileingelöste Gutscheine (siehe Verlängern)
Gutschein stornieren – nur zulässig, solange keine Einlösungen erfolgt sind

Verlängern

Abgelaufene Gutscheine können bei Bedarf – z. B. auf Kulanzbasis nach Rückmeldung des Gastes – über die Aktion Gültigkeit verlängern um ein beliebiges neues Ablaufdatum in der Zukunft verlängert werden. Die Aktion steht im Kontextmenü der Verwaltungsseite und als eigener Button in den Gutschein-Details zur Verfügung.

Bedingung: Gutschein ist nicht storniert und nicht vollständig eingelöst.
Das neue Gültigkeitsdatum muss in der Zukunft und hinter dem aktuellen Gültigkeitsdatum liegen (Verkürzen ist nicht möglich).
Optional kann ein Grund hinterlegt werden (z. B. „Kulanz nach Anruf des Gastes").
Jede Verlängerung wird automatisch im Notiz-Feld des Gutscheins mit Datum, Benutzer und Grund protokolliert (Audit-Trail).

Stornierungen

Aktion	Voraussetzung	Wirkung
Gutschein stornieren	Keine Einlösung erfolgt (Restwert entspricht dem Gesamtwert)	Status → Storniert, Restwert 0
Einlösung rückbuchen	Storno des zugehörigen Zahlbelegs (POS-Quittung / Reservierungszahlung / Rechnungszahlung) über die Beleg-Liste bzw. das Kassenbuch	Storno-Zeile in der Historie des Gutscheins, Restwert wird gutgeschrieben, Status wird neu berechnet – TSE-signiert, revisionssicher, in derselben Transaktion wie der Beleg-Storno
Gutscheinverkauf rückabwickeln	Storno des Verkaufs-Zahlbelegs des Gutscheins (z. B. POS-Quittung des Gutscheinkaufs)	Alle über diesen Beleg verkauften Gutscheine werden automatisch auf *Status Storniert* + Restwert 0** gesetzt – Grund: „Storno Zahlbeleg #N". Bereits erfolgte Einlösungen auf anderen Belegen bleiben bestehen, weitere Einlösungen sind ab sofort gesperrt. Läuft in derselben Transaktion wie der Beleg-Storno.

Bereits eingelöste Gutscheine können nicht direkt storniert werden – zuerst müssen die zugehörigen Zahlbelege storniert werden. Ein direktes „Rückgängig machen" einzelner Einlösungen aus der Detail-Ansicht des Gutscheins ist bewusst nicht möglich, da dabei sonst ein signierter Zahlbeleg ohne Gegenbuchung im Kassenbuch verbleiben würde (Abrechnungsproblem).

Wird der Verkaufs-Beleg eines Gutscheins storniert (typischer Fall: Kunde bringt den frisch gekauften Gutschein zurück), macht das System den Gutschein automatisch ungültig – unabhängig davon, ob er zu diesem Zeitpunkt noch unangetastet ist oder bereits (teilweise) auf anderen Belegen eingelöst wurde. Ist der Gutschein bereits (teilweise) eingelöst, empfiehlt es sich, zuvor die betroffenen Einlöse-Belege gesondert zu prüfen bzw. ebenfalls zu stornieren.

Buchhaltung (Fibu)

Bei aktiver Finanzbuchhaltungs-Lizenz werden Gutscheinbewegungen im Export korrekt abgebildet:

MZG-Verkauf: Buchung Kasse/Bank an Verbindlichkeit „Erhaltene Gutscheine" (SKR03: 1718 · SKR04: 3272). Standard-Konto pflegbar unter System → Finanzbuchhaltung → Standardkonten (Feld „Gutschein-Verbindlichkeit").
MZG-Einlösung: Auflösung der Verbindlichkeit gegen den entsprechenden Erlöskonto der eingelösten Leistung.
EZG-Verkauf: sofort als Erlös inkl. USt, keine Verbindlichkeit.
EZG-Einlösung: steuerlich neutral (keine erneute USt).

Häufige Fragen

Was passiert bei abgelaufenen Gutscheinen? Systemverhalten: Der Dialog warnt bei der Einlösung, blockiert sie aber nicht. Rechtlich: Für Gutscheine gilt in der Regel die dreijährige Verjährungsfrist (§ 195 BGB); die Gültigkeit kann pro Gutschein bei der Ausstellung abweichend festgelegt werden – die Einschätzung im Einzelfall liegt bei Ihnen bzw. Ihrer Rechtsberatung. Für nachträgliche Kulanz-Verlängerungen gibt es die Aktion Gültigkeit verlängern (siehe oben).

Kann ich einen Gutschein nachträglich einem Kunden zuordnen? Ja. Über die Detailansicht → Bearbeiten lassen sich Empfänger, Bezeichnung, Gültigkeit und Notizen jederzeit ändern. Wert und Steuerart des Gutscheins sind unveränderlich; sie entstehen aus dem Verkauf.

Wie funktioniert die Teileinlösung? Der Dialog zeigt den Restwert; der Einlösebetrag lässt sich frei ändern. Sobald der Restwert 0 erreicht, wechselt der Status auf Eingelöst.

Kann ich Bar-Gutscheinverkäufe im Kassenbuch sehen? Ja. Der Verkauf läuft über den regulären TSE-Beleg und wird beim Bar-Verkauf automatisch im Kassenbuch verbucht.

Bestandsgutscheine importieren

Bei einem Umstieg von einem Fremdsystem (aktuell unterstützt: HS3 / Hogatex) lassen sich vorhandene Gutscheine per Datei-Import übernehmen.

Admin-Bereich

Aus Sicherheitsgründen ist der Bestandsimport nur für Administratoren verfügbar und im Datenimport-Bereich gebündelt.

System → Datenimport → Bestandsgutscheine importieren

Ablauf

Datei – HS3-Exportdatei (.xls, .xlsx) oder CSV per Drag&Drop hochladen.
Zuordnung – Standard-Spalten von HS3 werden automatisch erkannt. Pflichtfelder: Gutscheinnummer, Erstelldatum, Betrag.
Vorschau – Zeilen werden validiert, Duplikat-Check gegen bereits importierte Nummern läuft im Backend. Fehlerhafte Zeilen sind gesperrt.
Import – Vouchers werden ohne TSE-/Kassenbuch-/FIBU-Buchung angelegt (rein historisch). Ist im Import ein Einlösedatum gesetzt, wird der Gutschein direkt als vollständig eingelöst markiert.

HS3-Standardfelder

HS3-Spalte	Übernahme
Gutscheinnummer	Gutschein-Nummer (Original wird übernommen, wenn noch frei, sonst neue GS-Nummer)
Erstelldatum	Ausstellungsdatum
Einlösedatum	Einlösedatum (leer = aktiv)
Gutscheinart	Gutschein-Typ (Wertgutschein → MZG, Warengutschein → EZG)
Empfänger	Empfängername
Sachbearbeiter	Notiz-Vermerk
Betrag	Gutscheinwert (deutsches Format `100,00 €`)
Re. Zahlungsstatus	Notiz-Vermerk

Wichtige Hinweise

Der Import erzeugt keinen Sales-, Payment-Receipt- oder Kassenbuch-Eintrag. Historische Gutscheine sind steuerlich bereits im Altsystem berücksichtigt.
Jeder Import bekommt eine Batch-ID, die für ein Rollback verwendet werden kann.
Ein Rollback ist möglich, solange keine Gutscheine der Batch regulär eingelöst wurden. Import-Einlösungen (Voll-Einlösung beim Import) werden mit-zurückgerollt.
Die Original-HS3-Nummer wird zusätzlich im Notiz-Feld des Gutscheins vermerkt, um Duplikat-Imports zu verhindern.

Ein- oder Mehrzweckgutschein?​

Voucher-Artikel im Stammdaten-Master​

Verkauf über den Rezeptions-POS​

Einlösung​

Restwert-Beleg nach Teileinlösung​

Verwaltungs-Seite​

Verlängern​

Stornierungen​

Buchhaltung (Fibu)​

Häufige Fragen​

Kann ich Bar-Gutscheinverkäufe im Kassenbuch sehen? Ja. Der Verkauf läuft über den regulären TSE-Beleg und wird beim Bar-Verkauf automatisch im Kassenbuch verbucht.​

Bestandsgutscheine importieren​

Ablauf​

HS3-Standardfelder​

Wichtige Hinweise​