Offene Posten
Die Seite Offene Posten zeigt alle Rechnungen mit ausstehenden Beträgen. Hier behalten Sie den Überblick über noch nicht vollständig beglichene Rechnungen und können Zahlungseingänge direkt erfassen.
Diese Seite ist für die Rollen Rezeption und Buchhaltung sichtbar. Geschäftsführung und Administratoren haben ebenfalls Zugriff.
Rechnungen, die im Rechnungsarchiv als uneinbringbar markiert wurden, werden hier nicht mehr angezeigt. Sie erscheinen wieder in der Liste, sobald die Uneinbringbar-Markierung aufgehoben wird.
Tabellenspalten
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Rechnungsnummer |
| Gast | Name des Rechnungsempfängers |
| Datum | Rechnungsdatum |
| Zahlungsziel | Fälligkeitsdatum der Rechnung (wenn hinterlegt) |
| Gesamt | Gesamtbetrag der Rechnung (brutto) |
| Offener Betrag | Noch ausstehender Betrag |
Rechnung anzeigen
Klicken Sie auf eine Zeile, um die PDF-Vorschau der Rechnung zu öffnen.
Zahlungseingang erfassen
Per Rechtsklick auf eine Zeile → Zahlungseingang erfassen öffnet sich ein Dialog zur Erfassung einer (Teil-)Zahlung. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn ein offener Betrag vorhanden ist.
Gutschriften auszahlen
Gutschriftrechnungen erscheinen mit negativem offenem Betrag in der Liste – der Betrag ist an den Gast auszuzahlen. Per Rechtsklick → Auszahlung erfassen wird die Auszahlung gebucht (Betrag ist auf den offenen Gutschriftbetrag begrenzt).
Nach vollständiger Auszahlung ist der offene Betrag 0 € und die Gutschrift verschwindet aus der Liste. Eine zweite Auszahlung derselben Gutschrift wird abgelehnt.
Stornorechnungen
Eine Stornorechnung zu einer Reservierungsrechnung ist kein eigener offener Posten. Sie erscheint nur dann mit negativem Betrag in der Liste, wenn der Gast bereits gezahlt hat und für diese Zahlung keine gültige Rechnung mehr besteht – dann ist der Betrag auszuzahlen (Auszahlung erfassen). Wurde die Rechnung über Neu abrechnen ersetzt, geht die Zahlung auf die neue Rechnung über und die Stornorechnung erscheint nicht in der Liste.
Überzahlung ausgleichen
Reguläre Rechnungen mit negativem offenem Betrag wurden überzahlt. Hier bietet das Kontextmenü Gutschrift erstellen an – siehe Überzahlte Rechnungen & Gutschriften.
Kontextmenü
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungseingang erfassen | Erfasst eine Zahlung für die offene Rechnung |
| Auszahlung erfassen | Bucht die Auszahlung einer Gutschriftrechnung |
| Gutschrift erstellen | Erzeugt zu einer überzahlten Rechnung eine Gutschriftrechnung |
| Reservierung anzeigen | Öffnet den Reservierungsdialog |
| Gast anzeigen | Öffnet den Gäste-Dialog |