Offene Kautionen

Die Seite Offene Kautionen zeigt alle nicht abgeschlossenen Kautionen (Sicherheitsleistungen) reservierungsübergreifend.

Berechtigung

Diese Seite ist für die Rollen Rezeption und Buchhaltung sichtbar. Geschäftsführung und Administratoren haben ebenfalls Zugriff.

Modul-Lizenz erforderlich

Das gesamte Kautionswesen (Menüeintrag Offene Kautionen, Tab Kautionen im Reservierungs-Dialog, Feld Kautionsbetrag an der Leistung und die Tab-Sicht Kautionszahlungen in den Statistiken) ist an das Lizenzmodul Kautionsverwaltung gebunden. Ohne dieses Modul werden die zugehörigen Bereiche ausgeblendet.

Was ist eine Kaution?

Eine Kaution ist eine reine Sicherheitsleistung (durchlaufender Posten) und ist nicht umsatzwirksam. Sie wird beim Buchen einer Leistung mit hinterlegtem Kautionsbetrag automatisch als Forderung angelegt und beim Auschecken zurückgegeben, einbehalten oder mit der Endrechnung verrechnet.

Eine Kaution ist nicht zu verwechseln mit einer Anzahlung (steuerpflichtige Vorausleistung auf eine konkrete Leistung – siehe Überfällige Anzahlungen).

Kautionsbetrag pro Leistung hinterlegen

In den Stammdaten unter Daten → Leistungen kann jede Leistung einen Kautionsbetrag bekommen:

• Kautionsbetrag (€): Sobald die Leistung einer Reservierung hinzugefügt wird, entsteht automatisch eine offene Kautionsforderung in dieser Höhe.
• Vor Checkout erforderlich: Optional – bei aktivem Häkchen warnt das System beim Auschecken, wenn die Kaution noch offen ist.

Lifecycle einer Kaution

Aktionen

Aktion	Wirkung	Beleg
Einziehen	Geldfluss Gast → Hotel, Kaution wechselt auf Eingezogen.	TSE-signierte Kautionsquittung
Rückzahlen	Geldfluss Hotel → Gast, Saldo sinkt.	TSE-signierte Kautions-Rückzahlung
Einbehalten	Kein Geldfluss; bei Schaden wird der Betrag als einbehalten gebucht.	–
Verrechnen	Kaution wird gegen eine offene Rechnung verrechnet, der offene Rechnungsbetrag sinkt.	–

Alle Aktionen können storniert werden (Storno-Bewegung), sofern noch kein Tagesabschluss erfolgt ist. Bei Einzug-/Rückzahlungs-Stornos wird automatisch ein Storno-Beleg mit TSE-Signatur erzeugt.

Leistung mit Kaution entfernen

Wird eine aufgebuchte Leistung wieder entfernt (Kontextmenü Leistung aufbuchen → Leistung in der Seitenleiste löschen oder direkt in der Leistungstabelle des Reservierungs-Dialogs), verhält sich die gekoppelte Kaution wie folgt:

• Noch keine Bewegung erfasst / Kaution bereits ausgeglichen: Es erscheint ein Hinweis-Dialog mit drei Optionen:
  • Abbrechen – die Leistung bleibt bestehen.
  • Zum Kautionen-Tab – der Dialog springt in den Tab Kautionen, die betroffene Kaution wird gescrollt und kurz hervorgehoben. Von dort kann die Kaution vor dem Löschen geprüft werden.
  • Löschen und einbehalten – die Leistung wird beim Speichern entfernt. Kautionen ohne Bewegungshistorie werden zusammen mit der Leistung gelöscht; Kautionen mit Bewegungen bleiben als Historieneintrag im Tab Kautionen erhalten und verlieren nur die Verknüpfung zur Leistung.
• Bereits eingezogen (offener Saldo > 0): Das direkte Entfernen der Leistung ist blockiert. Es erscheint ein Hinweis-Dialog mit dem noch beim Haus liegenden Betrag und den Buttons Abbrechen und Zum Kautionen-Tab. Der Sprung wechselt in den Tab Kautionen, scrollt zur betroffenen Kaution und hebt sie kurz hervor; dort kann Rückzahlen, Einbehalten oder Verrechnen gewählt werden. Erst nachdem der Saldo der Kaution ausgeglichen ist, lässt sich die Leistung entfernen.

Reverse-Sprung von der Kaution zur Leistung

Jede Kartenansicht im Tab Kautionen hat oben – sofern die Kaution mit einer Leistung verknüpft ist – einen Link Zur Leistung. Ein Klick springt in den Tab Leistungen und hebt die verknüpfte Zeile kurz hervor, sodass Betrag, Zimmer und Gast sofort ersichtlich sind.

Deposit-Status in der Leistungstabelle

Ist das Kautions-Modul lizenziert, zeigt die Leistungstabelle im Reservierungs-Dialog in der Spalte Kaution zusätzlich zum Betrag eine Status-Ikone. Existiert bereits eine Kaution, ist die Ikone gleichzeitig ein Link zur Kaution: Klick springt in den Tab Kautionen und hebt die betroffene Kaution hervor (das Öffnen des Leistungs-Editors wird dabei unterdrückt).

Ikone	Farbe	Bedeutung
fa-regular fa-sack-dollar	grau	Kaution geplant, noch nicht eingezogen
fa-solid fa-sack-dollar	rot	Kaution eingezogen bzw. teilweise zurückgezahlt – Saldo noch offen, muss abgewickelt werden
fa-solid fa-circle-check	grün	Kaution abgeschlossen (Saldo 0, komplett zurückgezahlt / einbehalten / verrechnet)
(leer)	–	Keine Kaution für diese Leistung

Keine Zahlung per Gutschein / Restforderung

Beim Einziehen und Rückzahlen einer Kaution stehen Zahlungsarten vom Typ Restforderung (z. B. Gutscheine, Debitor-ähnliche Verrechnungen) bewusst nicht zur Auswahl. Eine Kaution ist eine tatsächliche Sicherheitsleistung, die als Geldfluss (Bar oder Karte) real erfasst werden muss – eine Restforderung stundet den Betrag lediglich und liefert weder Bargeld noch eine belastete Karte, sodass keine echte Sicherheit hinterlegt wäre. Zusätzlich wird bei der Rückzahlung ausschließlich Bargeld angeboten, um unklare Buchungen am Kartenterminal zu vermeiden.

Kautionsquittungen im Kassenbuch

Beim Einziehen und Rückzahlen einer Kaution per Bar wird die Bewegung automatisch als Ein- bzw. Ausgabe ins Kassenbuch gebucht. Die Kautionsquittung (PDF) wird direkt beim Speichern der Bewegung erzeugt und am zugehörigen Kassenbuch-Eintrag als Belegabbild verknüpft – unabhängig davon, ob die Quittung anschließend gedruckt, per E-Mail versendet oder nur in der Vorschau geöffnet wird. Auch bei einer Storno-Bewegung wird die Storno-Quittung automatisch am Storno-Eintrag im Kassenbuch hinterlegt.

Anzeige in der Reservierung

Im Reservierungs-Dialog gibt es einen eigenen Tab Kautionen mit allen Kautionen der Reservierung, ihren Bewegungen (Historie) und Action-Buttons für die Aktionen oben.

Übersichts-Tabelle

Die Seite selbst nutzt die Standard-Tabellenkomponente des PMS und bietet damit dieselben Bedienelemente wie z.B. Offene Zahlungen: sortierbare Spalten, spaltenweise Filter, Doppelklick zum Öffnen der Reservierung und ein Rechtsklick-Kontextmenü für alle Kautions-Aktionen (Einziehen, Rückzahlen, Einbehalten, Verrechnen, Reservierung öffnen, Gast öffnen).

Angezeigt werden pro Kaution u.a. folgende Spalten:

• Reservierung und Gast
• Zeitraum der Reservierung
• Kaution (Bezeichnung / Leistung)
• Kautionsart (Bar, Karte, Präautorisierung, Überweisung, Schlüssel, Sonstiges)
• Grund (Sicherheit, Haustier, Schlüssel, …)
• Status (Offen, Eingezogen, Teil-Rückzahlung)
• Soll – geforderter Kautionsbetrag
• Eingezogen – tatsächlich vom Gast eingezogener Betrag
• Noch einzuziehen – noch offener Anteil (Soll − Eingezogen)
• Im Besitz – aktuell vom Hotel gehaltener Betrag (Eingezogen − Rückgezahlt − Einbehalten − Verrechnet)
• Erstellt

In der Toolbar oberhalb der Tabelle werden zusätzlich zwei Summen ausgewiesen:

• Noch einzuziehen – Summe aller noch offenen Einzugsforderungen
• Aktuell im Besitz – Summe aller aktuell vom Hotel gehaltenen Kautionsbeträge

So ist auf einen Blick sowohl der offene Handlungsbedarf (Einzug) als auch der aktuell verwahrte Gesamtbetrag ersichtlich.