Rechnungsarchiv
Das Rechnungsarchiv bietet Zugriff auf alle erstellten Rechnungen. Hier können Sie vergangene Rechnungen einsehen, als PDF anzeigen und bei Bedarf erneut drucken.
Diese Seite ist für die Rollen Büro, Rezeption und Buchhaltung sichtbar. Geschäftsführung und Administratoren haben ebenfalls Zugriff.
Filterleiste
| Steuerelement | Beschreibung |
|---|---|
| Von | Startdatum des Zeitraums (Standard: Monatsbeginn) |
| Bis | Enddatum des Zeitraums (Standard: heute) |
Nach Änderung des Zeitraums wird die Tabelle automatisch aktualisiert.
Tabellenspalten
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Rechnungsnummer |
| Gast | Name des Rechnungsempfängers (Gast oder Firma) |
| Datum | Rechnungsdatum |
| Gesamt | Bruttobetrag der Rechnung |
| Zahlungsstatus | Symbol zeigt den aktuellen Status der Rechnung (siehe Legende unten) |
| Druckstatus | Zeigt an, ob die Rechnung bereits gedruckt/exportiert wurde |
| Uneinbringbar | Warnungs-Badge Uneinbringbar, wenn die Rechnung als uneinbringbar markiert wurde. Der Grund wird als Tooltip angezeigt. |
Die Tabelle ist standardmäßig nach Datum absteigend sortiert (neueste zuerst).
Legende Zahlungsstatus
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| ✅ grüner Haken | Rechnung ist vollständig bezahlt |
| 🟡 gelber Punkt | Offen, aber noch nicht überfällig (Zahlungsziel in der Zukunft oder nicht gesetzt) |
| 🔴 roter Punkt | Offen und überfällig (Zahlungsziel erreicht/überschritten) |
| 🟣 lila Punkt | Rechnung wurde als uneinbringbar markiert |
| ❌ rotes Kreuz | Rechnung wurde storniert (Storno- oder stornierte Ursprungsrechnung) |
Der genaue Status-Text wird als Tooltip beim Überfahren des Symbols angezeigt.
Rechnung anzeigen
Klicken Sie auf eine Zeile, um die PDF-Vorschau der Rechnung zu öffnen. Von dort aus können Sie die Rechnung drucken, herunterladen oder per E-Mail versenden.
Wenn für die Rechnung eine X-Rechnung erzeugt wurde, wird sie beim E-Mail-Versand automatisch zusätzlich zur PDF als XML-Datei angehängt.
Kontextmenü
Per Rechtsklick auf eine Zeile stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnung anzeigen | Öffnet die PDF-Vorschau |
| Reservierung anzeigen | Öffnet den Reservierungsdialog der zugehörigen Reservierung |
| Gast anzeigen | Öffnet den Gäste-Dialog |
| Als uneinbringbar markieren | Kennzeichnet die Rechnung mit einem Begründungstext. Die Rechnung verschwindet aus den Offenen Posten und dem Mahnwesen, bleibt aber bestehen. |
| Uneinbringbar-Markierung aufheben | Nimmt die Kennzeichnung zurück; die Rechnung erscheint wieder in Offenen Posten und Mahnwesen. |
| Rechnung stornieren | Erzeugt eine Stornorechnung mit negativen Beträgen |
Uneinbringbare Rechnungen
Wenn eine Rechnung offen ist, aber praktisch nicht mehr eingezogen werden kann (z.B. Insolvenz des Gasts, erfolgloses Inkasso, Verjährung), kann sie als uneinbringbar markiert werden.
- Die Markierung ist rein informativ – es entsteht kein Storno und keine Gutschrift. Die Rechnung, ihre Positionen und die Umsatzsteuer bleiben unverändert.
- Beim Setzen der Markierung ist ein Grund als Freitext anzugeben (Pflichtfeld). Der Grund erscheint anschließend als Tooltip auf dem Warnungs-Badge Uneinbringbar in der Spalte Uneinbringbar sowie im Reservierungsdialog auf der Rechnungskarte.
- Uneinbringbare Rechnungen verschwinden automatisch aus den Offenen Posten und werden im Mahnwesen nicht mehr berücksichtigt.
- Die Markierung kann jederzeit über Uneinbringbar-Markierung aufheben zurückgenommen werden.
Systemverhalten: GASTO kennzeichnet die Rechnung nur intern – es erfolgt keine Ausbuchung, keine Gutschrift und keine umsatzsteuerliche Berichtigung.
Steuerlich: Ob und wie ein uneinbringbarer Forderungsbetrag umsatzsteuerlich zu berichtigen ist (§ 17 UStG), klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung – die dafür erforderliche Verbuchung erfolgt in der Finanzbuchhaltung, nicht in GASTO.