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Häufige Aufgaben: Reservierungen

Kurzanleitungen für die häufigsten Reservierungs-Aufgaben. Ausführliche Beschreibungen finden Sie im Belegungsplan und im Reservierungsdialog.

Neue Reservierung anlegen​

Auch: Buchung anlegen

Am schnellsten per Drag & Drop im Belegungsplan:

  1. Öffnen Sie den Belegungsplan.
  2. Klicken Sie im gewünschten Zimmer auf den Anreisetag und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zum Abreisetag.
  3. Beim Loslassen öffnet sich der Reservierungsdialog mit vorausgefüllten Daten – Gast eintragen und speichern.

Alternativen:

  • Mehrere Zimmer gleichzeitig: zusätzliche Zimmer beim Aufziehen mit Strg markieren.
  • Rechtsklick auf einen leeren Bereich im Plan → Neue Reservierung.
  • Im Reservierungsbuch per Kontextmenü → Neue Reservierung.
hinweis

Ist in den Plan-Einstellungen die Option Reservierung bei ≤ 0 frei erlauben deaktiviert, lässt sich bei fehlender Verfügbarkeit keine Reservierung aufziehen.

Aufenthalt verlängern oder verkürzen​

Auch: Gast bleibt länger, Datum ändern, Aufenthalt ändern

  1. Rechtsklick auf die Reservierung im Belegungsplan → Übernachtungen bearbeiten.
  2. Ziehen Sie die rechte Kante des Balkens für die Abreise bzw. die linke Kante für die Anreise. Mit dem mittleren Griff verschieben Sie den kompletten Zeitraum.
  3. Prüfen Sie die Konfliktanzeige und speichern Sie.
Einschränkungen
  • Nach dem Check-in eines Zimmers ist die Zeitraumänderung über dieses Fenster nicht mehr möglich.
  • Zeiträume vor dem letzten Tagesabschluss sind gesperrt.
  • Stornierte, No-Show- oder ausgecheckte Reservierungen öffnen sich nur im Lesemodus.

Gast in ein anderes Zimmer umbuchen (Zimmerwechsel)​

Auch: Umbuchung, Zimmer tauschen, umziehen

  1. Rechtsklick auf die Reservierung im Belegungsplan → Zimmerumzug.
  2. Ziehen Sie im Umzugsdialog den NEU-Block in die gewünschte Zimmerzeile.
  3. Warten Sie die Konfliktprüfung ab und speichern Sie – nur konfliktfreie Umzüge lassen sich speichern.

Alternativ können Sie die Zimmerzuweisung im Reservierungsdialog in der Zimmertabelle bearbeiten.

Voraussetzung

Der Zimmerumzug ist nur bei zukünftigen Reservierungen möglich, solange noch niemand eingecheckt ist.

Reservierung stornieren​

Auch: Buchung stornieren, Reservierung absagen

  1. Rechtsklick auf die Reservierung im Belegungsplan oder Reservierungsbuch → Reservierung stornieren.
  2. Alternativ im Reservierungsdialog über das Menü Aktionen → Stornieren.
warnung

Der Storno ist nur vor Check-in/Check-out möglich. Danach greifen die Korrekturprozesse über Rechnung stornieren.

No-Show setzen​

  1. Rechtsklick auf die Reservierung im Belegungsplan → No-Show (alternativ im Reservierungsdialog über Aktionen).

Voraussetzungen: erst ab dem Anreisetag, nur ohne vorherigen Check-in/Check-out und nicht vor dem letzten Tagesabschluss. Das Systemverhalten bei No-Show (Folio öffnen, Zimmer freigeben) wird in den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert.

Angebot oder Bestätigung versenden​

  1. Rufen Sie die Dokumentfunktion auf – über das Kontextmenü im Belegungsplan, den Reservierungsdialog oder den Assistenten (siehe Angebote & Bestätigungen).
  2. Die PDF-Vorschau öffnet sich; bei Bedarf ein anderes Template wählen.
  3. E-Mail-Adresse prüfen und E-Mail senden – das Dokument wird automatisch in der Dateiliste der Reservierung gespeichert.

Offene Angebote und deren Versandstatus überwachen Sie auf der Seite Angebote.

Voraussetzung

Ein passendes Template muss unter System → Templates hinterlegt sein.