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Häufige Aufgaben: Rechnungen & Zahlungen

Kurzanleitungen für Abrechnung, Rechnungskorrektur und Zahlungserfassung.

Buchhalterisch relevant

Rechnungen und Zahlungsbelege sind steuerlich relevante Dokumente. Erstellte Rechnungen werden nicht bearbeitet, sondern per Storno korrigiert – jede Korrektur bleibt dadurch nachvollziehbar.

Rechnung erstellen​

  1. Öffnen Sie die Reservierung und wechseln Sie in den Tab Abrechnung (auch aus Check-in / Check-out über Abrechnen erreichbar).
  2. Prüfen Sie die Positionen auf den Empfänger-Boards.
  3. Erzeugen Sie die Rechnung über die Aktionen – als Gesamtrechnung oder Einzelrechnungen.

Rechnung auf eine Firma ausstellen oder aufteilen​

Auch: Firmenrechnung, Rechnung aufteilen – z. B. „Firma zahlt Übernachtung, Gast zahlt Minibar"

Begriffe

Rechnung aufteilen = Positionen auf mehrere Rechnungsempfänger verteilen (dieser Abschnitt). Zahlung aufteilen (Splitzahlung) = eine Rechnung mit mehreren Zahlungsarten oder Teilbeträgen bezahlen.

  1. Fügen Sie im Tab Abrechnung die Firma als zusätzlichen Rechnungsempfänger hinzu.
  2. Variante A – Assistent: Der Empfänger-Assistent bietet im Tab „Erweitert" die Vorlage Firma zahlt Zimmer, Gast zahlt Extras.
  3. Variante B – manuell: Positionen per Drag & Drop zwischen den Empfängern verschieben; einzelne Positionen lassen sich dabei betraglich aufteilen.
  4. Anschließend pro Empfänger die Rechnung erzeugen.

Soll dagegen eine Rechnung mit mehreren Zahlungsarten oder Teilbeträgen bezahlt werden, nutzen Sie die Splitzahlung.

Voraussetzung

Für die Vorlage „Firma zahlt Zimmer, Gast zahlt Extras" müssen sowohl ein Firmen- als auch ein Personen-Empfänger vorhanden sein.

Rechnung stornieren oder korrigieren​

Auch: Rechnung ändern, Rechnungskorrektur

  1. Öffnen Sie das Rechnungsarchiv.
  2. Rechtsklick auf die Rechnung → Rechnung stornieren.
  3. Das System erzeugt eine Stornorechnung mit negativen Beträgen. Für eine korrigierte Fassung erstellen Sie anschließend eine neue Rechnung über die Abrechnung.

Reservierung nach der Rechnung geändert​

Auch: Nachberechnung, Rechnung neu erstellen, Rechnung passt nicht zur Reservierung

Ändert sich eine Reservierung, nachdem die Rechnung bereits erstellt wurde (z. B. zusätzliche Leistung, anderer Preis, frühere Abreise), bleibt die Rechnung unverändert. Im Tab Abrechnung der Reservierung erscheint beim betroffenen Rechnungsempfänger ein Hinweis mit dem Differenzbetrag:

  • Noch nicht abgerechnet – die Reservierung ist teurer als die Rechnung.
  • Mehr abgerechnet als gebucht – die Reservierung ist günstiger als die Rechnung.

Mit Neu abrechnen wird die bisherige Rechnung storniert und in einem Schritt eine neue Rechnung zum aktuellen Stand der Reservierung erstellt. Bereits erfasste Zahlungen gehen auf die neue Rechnung über; bar bezahlte Beträge werden dabei nicht storniert.

info

Der Hinweis bezieht sich auf den gespeicherten Stand der Reservierung. Speichern Sie Änderungen, bevor Sie neu abrechnen.

Storno nach Tagesabschluss

Der Storno bleibt auch nach dem Tagesabschluss möglich – die Stornobuchung wird dann aber im aktuellen offenen Zeitraum erfasst (siehe Tagesabschluss-Sperre). Bei bar bezahlten Rechnungen entsteht automatisch eine Gegenbuchung im Kassenbuch.

Zahlung nachträglich erfassen / Offenen Posten ausgleichen​

Auch: Zahlungseingang buchen, Überweisung verbuchen, OP ausgleichen

  1. Öffnen Sie Offene Posten.
  2. Rechtsklick auf die Rechnung → Zahlungseingang erfassen.
  3. Betrag und Zahlungsart eingeben. Teilzahlungen sind möglich – der Restbetrag bleibt als offener Posten stehen.

Die Aktion ist nur verfügbar, solange ein offener Betrag vorhanden ist. Alle erzeugten Belege finden Sie unter Zahlungsbelege.

Anzahlung erfassen​

  1. Aus der Reservierung: Im Reservierungsdialog Anzahlung erfassen wählen (ungespeicherte Änderungen vorher speichern).
  2. Aus dem Belegungsplan: Rechtsklick auf die Buchung → Anzahlung erfassen – auch wenn in der Reservierung keine Anzahlung hinterlegt ist (z. B. wenn der Gast bei Anreise spontan bezahlen möchte).
  3. Aus der Übersicht: In Überfällige Anzahlungen die Zeile anklicken oder per Kontextmenü Zahlungseingang erfassen.
  4. Der Dialog führt in 4 Schritten durch: Betrag → Zahlungsart → Bestätigen → Fertig. Bei Überweisung/Debitor wird zusätzlich das Buchungsdatum abgefragt (nicht in der Zukunft).
  5. Im Schritt Betrag wählen Sie eine oder beide hinterlegten Anzahlungen per Schnellauswahl oder geben im Feld Betrag einen eigenen Betrag ein (max. offener Restbetrag). Eigene Beträge werden kumuliert erst auf Anzahlung 1, dann auf Anzahlung 2 angerechnet; eine vollständig gedeckte Anzahlung gilt als bezahlt. Der Dialog zeigt den bereits angezahlten Gesamtbetrag sowie je Anzahlung den Teilbetrag („12,00 € von 30,00 € bezahlt“); die Schnellauswahl bucht nur noch den offenen Rest.

Wird eine Anzahlungsquittung storniert, berechnet GASTO Hotel die Zuordnung neu: Anzahlungen, die durch die verbleibenden Zahlungen nicht mehr gedeckt sind, gelten wieder als offen und erscheinen erneut unter Überfällige Anzahlungen.

Erfasste Anzahlungen erscheinen in der Abrechnung und werden dort mit der Endrechnung verrechnet.

Überzahlung ausgleichen (Gutschrift)​

Hat ein Kunde zu viel bezahlt, wird die Rechnung in den Buchhaltungslisten rot markiert und das Notification Center warnt („Überzahlung erkannt"):

  1. In der Rechnungsliste das Symbol Gutschrift erstellen anklicken.
  2. Betrag (vorbelegt mit der Überzahlung) und Bemerkung erfassen.
  3. Das System erzeugt eine eigenständige Gutschriftrechnung mit eigener Rechnungsnummer.

Alternativ steht die Aktion Gutschrift erstellen auch im Kontextmenü von Finanzen → Offene Zahlungen zur Verfügung.

Nach dem Erstellen ist die Ursprungsrechnung ausgeglichen (offener Betrag 0 €); der auszuzahlende Betrag steht als offener Posten auf der Gutschriftrechnung, bis er per Auszahlung ausgeglichen wird.

  1. In Finanzen → Offene Zahlungen auf der Gutschriftzeile per Rechtsklick Auszahlung erfassen wählen und den Betrag auszahlen. Danach ist die Gutschrift ausgeglichen und kann nicht erneut ausgezahlt werden.